qu'est-ce qu'un assistant administratif?
En tant qu'employé administratif vous contribuez au bon fonctionnement d'une entreprise ou d'un bureau. Vos tâches sont très diverses. Vous pouvez par exemple être chargé de planifier des rendez-vous, d'organiser des déplacements et de rédiger des rapports. Vous prenez des notes au cours des réunions, répondez au téléphone et supervisez la logistique et le fonctionnement général du bureau. Avec l'expérience, vous serez aussi chargé d'encadrer d'autres employés et d'assister la direction en lui fournissant les données et les rapports nécessaires.
Le métier d'assistant administratif varie d'une entreprise à l'autre, mais votre travail consiste toujours à veiller au bon fonctionnement de l'entreprise. Vous assurez le suivi des commandes et êtes chargé de certaines tâches logistiques, comme le réapprovisionnement du bureau en fournitures par exemple.
En qualité d'assistant administratif vous représentez votre entreprise et devez répondre aux questions ou commentaires des clients. Vous disposez de certaines compétences vous permettant de mener à bien votre travail. Cela inclut de savoir rester calme dans des situations stressantes ou d'être au fait des dernières tendances de votre secteur. En tant que cadre responsable, vous êtes chargé d'évaluer et de former les employés, mais aussi de contribuer à l'intégration de nouveaux salariés. Pour ce faire, vous aménagez leur lieu de travail et vous leur donnez les informations nécessaires à la bonne exécution de leurs tâches.
Votre métier d'assistant administratif consiste également à soutenir la direction en tenant les plannings à jour ou en organisant des réunions professionnelles par exemple. Vous devrez aussi lire et rédiger des rapports émanant ou destinés à différentes parties prenantes. La relecture et la préparation de divers types de rapports sont deux de vos points forts, tout comme le fait de savoir vous exprimer dans différentes langues et communiquer parfaitement à l'écrit.
Si vous avez le sens de l'organisation et que vous êtes capable de faire face à de nombreuses responsabilités, le métier d'assistant administratif est fait pour vous. Dans cet article, vous allez découvrir toutes les compétences requises pour être bon dans ce travail.
voir les emploisquel est le salaire d’un employé administratif?
Selon les derniers chiffres en date, un employé administratif peut espérer gagner un salaire mensuel brut d'environ € 3.000. Dans la pratique, ce montant dépend de plusieurs facteurs, tels que le niveau d'étude, l'ancienneté ou la fonction occupée. Le salaire brut moyen d'un débutant dans l'administration et le secrétariat avoisine les €2.300 par mois. À partir de 4 ans d'expérience, vous pourrez généralement prétendre à une rémunération de € 2.500 brut par mois. À partir de 11 ans d'expérience, ce montant peut même atteindre €2.900 brut en moyenne par mois.
Vous disposez de plus de 20 années d'expérience à un poste administratif? Alors votre fiche de paie pourra avoisiner les €3.400 brut par mois. Pour 30 ans d'expérience, votre salaire peut encore augmenter, pour atteindre une moyenne de € 3.800 brut par mois.
les différents types d'employés administratif
- employé administratif juridique: en tant qu'assistant administratif juridique, vous assistez les avocats dans leurs tâches administratives. Vous classez les documents des clients, effectuez des recherches et prenez des notes lors des entretiens. Vous gérez la correspondance et envoyez des courriers au nom de l'entreprise.
- adjoint administratif: en tant qu'adjoint administratif, vous soutenez différents services.
le métier d'employé administratif
Le travail d'employé administratif consiste à aider l'entreprise ou l'organisation pour laquelle vous travaillez à assurer le bon déroulement de toutes les opérations.
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que fait un employé administratif?
Voici, plus en détail, quelques-unes des tâches attribuées à un assistant administratif:
- gérer la documentation de l'entreprise: vous gérez l'intégralité de la documentation de l'entreprise. Vous créez, éditez et archivez des documents provenant de différents services et veillez à ce que les démarches administratives soient réalisées dans les délais impartis.
- effectuer des tâches administratives et des travaux de secrétariat : vous réalisez différentes tâches administratives et de secrétariat. Vous répondez au téléphone, rédigez des lettres et distribuez le courrier. Vous planifiez aussi des réunions et des rendez-vous, organisez des voyages d'affaires et gérez les agendas des cadres supérieurs.
- réaliser les tâches comptables: vous enregistrez les factures inhérentes aux ventes et aux achats, préparez les états financiers et veillez à la bonne tenue de la comptabilité.
- effectuer quelques tâches de ressources humaines: vous aidez à gérer et à classer les documents des nouveaux employés. Vous mettez également à jour les dossiers de l'entreprise afin de simplifier le processus de paie.
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environnement de travail
La profession d'assistant administratif s'exerce dans un large éventail d'organisations, incluant des hôpitaux, des écoles, des PME, des multinationales et des agences gouvernementales. Quel que soit l'employeur que vous choisirez, une chose est certaine: vous travaillerez dans un bureau au sein duquel vous collaborerez étroitement avec vos collègues. En tant qu'employé administratif, vous pouvez travailler à domicile, mais il vous faudra être bien coordonné avec la politique du bureau - ainsi qu'avec votre supérieur hiérarchique.
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qui sont vos collègues?
Votre qualité d'employé administratif vous permet d'être en contact avec de nombreuses personnes au sein de l'entreprise. Vous travaillerez avec des comptables, des réceptionnistes, des assistants de gestion et divers responsables tels que des gestionnaires de bureau.
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les horaires d'un assistant administratif
Pour accomplir au mieux vos tâches d'employé administratif, vous devrez commencer votre journée vers 8 ou 9 heures du matin et la terminer vers 17 heures. Vous travaillerez uniquement les jours ouvrables durant les heures de bureau pour facilement contacter les clients internes et externes ou répondre à leurs demandes. Bien que les petites entreprises proposent souvent des postes à temps partiel, un assistant administratif travaille en moyenne entre 35 et 40 heures par semaine. La plupart des employeurs n'attendent pas de vous que vous fassiez des heures supplémentaires le week-end ou la nuit, hormis lorsque l'entreprise a une échéance spécifique à respecter.
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opportunités de carrière en tant qu'employé administratif
En tant qu'assistant administratif, vous pouvez vous spécialiser dans différents domaines, tels que l'informatique, la comptabilité ou la paye. En suivant une formation complémentaire, vous pourrez même devenir assistant administratif juridique ou assistant de direction. Et en suivant un cours de gestion, vous pourrez même obtenir un poste de direction et devenir chef de bureau ou responsable des ressources humaines, par exemple.
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les avantages de travailler comme employé administratif chez randstad
Travailler avec Randstad vous apporte toute une série d'avantages:
- une rémunération hebdomadaire
- de la flexibilité
- toujours une personne de contact sur laquelle vous pouvez compter et à qui vous pouvez demander de l'aide
- de nombreuses possibilités de formation
- un éventail d'emplois près de chez vous
formation et compétences d’un assistant administratif
Il n'existe pas de formation au métier d'assistant administratif proprement dit, et il est possible d'y accéder de diverses manières et à différents niveaux. En suivant un cursus dans l'enseignement supérieur, par exemple, vous pourrez opter pour une spécialisation en langues, comportant une formation complémentaire en administration. Vous pouvez également suivre des cursus spécialisés, comme celui d’employé administratif proposé par l’IFAPME ou encore vous orienter vers une formation de technicien de bureau accessible via une filière d’enseignement technique de qualification (TQ) . Vous pourrez alors acquérir les compétences nécessaires à un bon accueil et à une gestion des données réussie, ce qui vous permettra de commencer à travailler dès la fin de votre cursus.
S'ils disposent d'une solide formation, les assistants administratifs peuvent vite devenir des maillons indispensables pour leur entreprise. Par ailleurs, en bénéficiant de connaissances approfondies, vous disposerez d'un dossier de candidature solide, susceptible d'intéresser de nombreux employeurs. À titre d'exemple, en parlant couramment une langue spécifique, vous aurez de l'avance sur la concurrence si vous postulez pour une entreprise qui livre souvent des marchandises dans le pays où cette langue est parlée.
compétences et qualités d’un assistant administratif
Voici quelques-unes des aptitudes et compétences administratives requises pour occuper ce poste:
- des compétences techniques: vous devez être capable de saisir des données, gérer des plannings et préparer des rapports d'activité. Il vous faudra maîtriser différents logiciels, tels que des logiciels de gestion de la relation client ainsi que des services d'assistance virtuels. Autant de compétences techniques incontournables pour assumer efficacement vos responsabilités. des aptitudes en matière de communication: vous devez faire preuve d'aptitudes exceptionnelles en matière de communication. Votre employeur doit pouvoir compter sur vous pour faire entendre la voix de l'entreprise lorsque vous communiquez avec les clients. Par ailleurs, vous devez vous adresser à vos interlocuteurs de manière professionnelle et afficher une attitude amicale et positive lorsque vous leur parlez. La maîtrise de plusieurs langues est toujours un atout.
- des capacités d'organisation: un bon sens de l'organisation est nécessaire pour suivre les plannings et veiller à ce que le bureau tourne bien. Votre rôle consiste souvent à organiser les roulements d'équipes, à gérer les dossiers et à organiser les événements.
- une bonne gestion du temps: être la personne de référence de la majorité des employés de l'entreprise vous prendra beaucoup de temps. En gérant bien votre planning, il vous sera plus facile d'organiser et de planifier correctement vos tâches mais aussi de libérer suffisamment de temps pour venir en aide à tous les services. Par ailleurs, vous améliorerez considérablement votre productivité ainsi que vos performances tout en prouvant à vos collègues que vous êtes une personne de confiance.
FAQ
Voici les questions les plus fréquemment posées sur le métier d'assistant administratif.
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en quoi consiste le travail d'employé administratif?
Les tâches d'un employé administratif sont très variées. Vous préparez des dossiers, répondez aux questions qu'on vous pose au téléphone ou par courrier électronique, assurez le suivi des demandes des clients ou aidez la direction à planifier des rendez-vous. Bien que vos fonctions puissent varier d'une entreprise à l'autre, vous devrez toujours vous charger de la communication et veiller au bon fonctionnement de l'organisation qui vous emploie.
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quel est le salaire d'un employé administratif?
La rémunération brute moyenne d'un débutant dans l'administration et le secrétariat est de €2.300 euros par mois. Dès 4 ans d'expérience, vous pourrez généralement percevoir un salaire moyen de €2.500 brut par mois. Et à partir de 11 années d'expérience, la rémunération pourra même atteindre jusqu'à €3.000 brut par mois.
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quelles sont les compétences requises pour occuper un poste d'employé administratif?
Pour exercer en tant qu'assistant administratif, le travail bureautique ne doit avoir aucun secret pour vous. Parler plusieurs langues et savoir résister au stress sont de véritables plus. Vous n'avez pas peur de parler aux clients et d'aider la direction en lui fournissant les données et les documents dont elle a besoin.
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quelle formation faut-il suivre pour devenir assistant administratif?
Vous pouvez suivre une formation en bureautique. Les emplois d'assistant administratif spécialisé sont accessibles aux titulaires d'une licence en gestion d'entreprise ou en droit. Les cours de langues sont souvent un bon moyen d'accéder à un emploi d'assistant administratif.
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comment trouver un emploi d'employé administratif?
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