gestion des dépenses de main-d'œuvre: maîtrisez-vous vos coûts indirects?

La maîtrise des coûts est une priorité essentielle pour la plupart des responsables des achats. Qu'il s'agisse d'acquérir des matières premières, de fournir des services aux clients ou de gérer les coûts de main-d'œuvre, votre principal objectif est de maintenir la qualité tout en réduisant les coûts au maximum. Lorsqu'il s'agit de gérer les dépenses de main-d'œuvre, ce n'est pas une mince affaire, surtout si l'on tient compte du marché du travail tendu et de l'augmentation des coûts.

Par exemple, le simple fait d'essayer de suivre les coûts de recrutement peut s'avérer difficile. Ces coûts peuvent être répartis en deux catégories principales: les coûts directs et les coûts indirects. Si les coûts directs sont plus faciles à qualifier et à suivre, les coûts indirects ne peuvent être ignorés. Pour obtenir une image claire de vos dépenses totales en main-d'œuvre, il est essentiel que vous compreniez la différence entre les coûts de recrutement directs et indirects.

Cet article explique cette différence pour vous aider à calculer avec précision l'ensemble de vos dépenses de main-d'œuvre.

coûts directs et coûts indirects

Dans les entreprises, les coûts directs représentent les dépenses que vous pouvez directement relier à la production de biens ou à la prestation de services. Il peut s'agir de matières premières, d'équipements et de fournitures. En ce qui concerne les dépenses de main-d'œuvre, les coûts directs sont ceux que vous pouvez directement associer à la gestion de vos travailleurs.

Les coûts directs sont généralement plus faciles à identifier, ce qui rend la budgétisation de ces dépenses moins compliquée. En règle générale, ces coûts sont pris en compte dans le budget global de l'entreprise. Cependant, les coûts directs associés à la gestion des effectifs peuvent être variables, ce qui signifie que ces coûts peuvent changer en fonction des différentes conditions de l'entreprise.

D'autre part, les coûts indirects sont les dépenses qu'il est plus difficile de relier à la production ou à la gestion des effectifs. En fait, ces coûts passent souvent inaperçus et, par conséquent, les chefs d'entreprise risquent de ne pas les planifier avec précision. Le fait de ne pas tenir compte des coûts indirects de la gestion des ressources humaines peut avoir des conséquences désastreuses sur le budget de l'entreprise et sur votre résultat net.

exemples de coûts directs

Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples des coûts directs les plus courants auxquels les employeurs sont confrontés. Ces exemples peuvent vous aider à mieux comprendre l'impact que ces dépenses peuvent avoir sur vos dépenses de gestion des effectifs.

coûts de main-d'œuvre directs

Les coûts de main-d'œuvre directs les plus courants auxquels les organisations sont confrontées sont les salaires et les avantages sociaux. Il s'agit des salaires, de la rémunération des heures normales et supplémentaires, des primes prévues et des avantages sociaux, tels que les soins de santé, les allocations et les congés payés. Les salaires et les avantages sociaux de vos employés sont souvent liés à la production de biens ou à la prestation de services. Ce sont les salaires de votre équipe des ressources humaines, des responsables du recrutement et des formateurs que vous pouvez également lier aux dépenses de gestion de la main-d'œuvre. Vous devez tenir compte des deux types de rémunération lorsque vous calculez vos dépenses globales de main-d'œuvre.

Les salaires et les avantages sociaux représentant une part importante de votre budget, il s'agit souvent d'un domaine où la gestion des coûts est une nécessité. D'une part, vous devez maintenir des salaires compétitifs afin de pouvoir conserver et acquérir les talents dont vous avez besoin pour répondre aux demandes de production et développer votre entreprise. D'autre part, des taux de rémunération trop élevés peuvent nuire aux résultats de votre organisation.

Il est donc impératif de mettre en place des offres de rémunération optimales pour vos travailleurs. L'utilisation de talent insights et l'analyse des salaires pour mieux comprendre ce que les travailleurs d'aujourd'hui veulent et comment vos salaires se comparent aux normes de l'industrie peuvent vous aider à créer les bons packages de salaires et d'avantages.

technologie de gestion de la main-d'œuvre

Les technologies innovantes d'aujourd'hui peuvent contribuer à rationaliser de nombreux aspects du processus de recrutement et de gestion de la main-d'œuvre. Par exemple, les plateformes ATS permettent de filtrer les candidatures plus rapidement et plus efficacement, tandis que les logiciels de planification garantissent que chaque poste est pourvu par les travailleurs adéquats.

Si cette technologie peut améliorer de manière significative l'efficacité et les résultats des effectifs, l'achat et l'utilisation de ce logiciel entraînent également des frais. Comme ces coûts sont faciles à suivre et qu'ils sont directement liés à vos efforts de gestion des effectifs, ils entrent dans la catégorie des coûts directs.

frais de recrutement

Des études montrent que les coûts directs de recrutement peuvent représenter jusqu'à trois ou quatre fois le salaire du poste. Si l'on multiplie ce chiffre par le nombre d'embauches annuelles, il est facile de comprendre que les coûts de recrutement peuvent rapidement s'accumuler.

Si certaines tâches de recrutement relèvent de la catégorie des coûts indirects, comme la formation et l'intégration, de nombreuses autres dépenses sont plus directement liées aux dépenses de main-d'œuvre. Par exemple, la publication d'offres d'emploi est un coût direct. Il s'agit notamment de publier des offres d'emploi sur divers sites d’emploi, de mettre à jour la page web de l'entreprise consacrée aux postes à pourvoir et d'entrer en contact avec des candidats potentiels par le biais des médias sociaux.

Attirer des candidats potentiels n'est que la première étape du processus de recrutement. Le processus de sélection engendre également divers coûts directs, tels que la sélection des CV, les entretiens, les évaluations préalables à l'embauche et la vérification des références.

Lorsque vous travaillez avec une société de solutions RH, celle-ci peut prendre en charge une grande partie des coûts de recrutement pour vous, tels que la publication sur les sites d'emploi, la sélection des candidats et les entretiens d'embauche. Au lieu de comptabiliser ces coûts directs individuellement, vos frais d'agence couvriront ces dépenses et vous permettront de calculer plus facilement vos dépenses de main-d'œuvre liées aux coûts de recrutement.

exemples de coûts indirects

Bien que les coûts de main-d'œuvre indirects ne soient pas aussi faciles à anticiper que les dépenses directes, il est néanmoins important de les suivre et de reconnaître leur impact sur l'ensemble de vos dépenses de main-d'œuvre. Voici un aperçu des coûts indirects les plus courants liés à la gestion des effectifs.

l'absentéisme et la rotation du personnel

Un taux élevé d'absentéisme sur le site représente une charge financière considérable pour une entreprise. Lorsque des personnes ne sont pas disponibles pour effectuer le travail qui doit être fait, vous êtes confronté au choix suivant: payer pour recruter du personnel supplémentaire à brève échéance, demander à vos employés de faire des heures supplémentaires ou redéployer les travailleurs que vous avez déjà. Si les deux premières options peuvent avoir un impact direct sur le coût de la main-d'œuvre, la dernière peut entraîner une perte de productivité, car les employés sont détournés de leur travail habituel et n'ont peut-être pas les compétences requises pour effectuer le travail en question.

En fin de compte, des taux élevés d'absentéisme peuvent accroître l'épuisement des travailleurs, réduire l'efficacité du lieu de travail et entraîner des taux de rotation plus élevés.

Les coûts et les inconvénients liés à une forte rotation du personnel sont similaires. Si les départs sont trop nombreux, vous dépenserez beaucoup de temps, d'argent et d'énergie à recruter pour combler les besoins en main-d'œuvre. Outre les implications financières évidentes, cela peut entraîner des perturbations sur le lieu de travail et nuire au moral.

Les coûts associés à l'absentéisme et à la rotation du personnel peuvent être minimisés en adoptant une approche éprouvée et efficace du recrutement. En suivant des processus établis pour vous assurer d'acquérir les bonnes personnes, vous augmentez les chances que les nouveaux employés aient une relation de travail saine et heureuse avec votre organisation. En retour, cela peut aider votre organisation à réduire ses taux d'absentéisme et de rotation du personnel.

des temps de remplissage prolongés

Le temps passé à pourvoir les postes vacants est un autre bon exemple de coût de main-d'œuvre indirect qu'il est facile de négliger. Plus vous consacrez de temps à l'embauche, moins vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, l'augmentation des revenus et la rentabilité.

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour optimiser les performances dans ce domaine est d'établir des mesures pertinentes et des indicateurs clés de performance. Le suivi des bonnes données peut vous aider à identifier les inefficacités de votre processus de recrutement et à développer des stratégies pour améliorer les résultats de l'embauche. Par exemple, la collaboration avec une société de solutions RH peut accélérer le processus de recrutement en fournissant un accès direct à un réseau de candidats présélectionnés.

L'analyse des lacunes en matière de compétences peut vous aider à anticiper vos besoins en matière de recrutement. Cette analyse approfondie vous permet d'évaluer les besoins actuels de l'entreprise en matière de compétences et de prévoir ses besoins futurs potentiels. Grâce à ces informations, vous pouvez élaborer une stratégie à multiples facettes pour identifier les candidats qui correspondent le mieux à vos besoins actuels et futurs et créer un programme de développement du personnel pour doter vos travailleurs actuels des compétences nécessaires.

En tant que chef d'entreprise, il ne fait aucun doute que le maintien de niveaux de productivité élevés est une priorité absolue. Malheureusement, plusieurs facteurs peuvent avoir un impact négatif sur la production, tels que les pannes d'équipement, les taux élevés d'absentéisme, les rotations fréquentes et les lacunes en matière de compétences internes. Lorsque ces problèmes ralentissent la productivité, cela peut être frustrant pour vos directeurs et superviseurs ainsi que pour vos travailleurs.

Une perte de productivité peut également s'avérer très coûteuse. Chaque fois que votre chaîne de production s'arrête, que vous devez interrompre vos activités plus tôt que prévu ou que vous fermez une équipe, cela coûte de l'argent à votre entreprise. Ces coûts ne sont peut-être pas faciles à suivre, mais la perte de productivité peut avoir un impact significatif sur vos dépenses globales de main-d'œuvre.

Par exemple, si une usine de fabrication fait tourner une équipe sans suffisamment de conducteurs de chariots élévateurs qualifiés, sa main-d'œuvre ne peut pas fonctionner au maximum de ses capacités. Bien que l'organisation doive continuer à payer pratiquement les mêmes coûts de main-d'œuvre directs pour faire fonctionner l'équipe, la production sera moindre. Il en résulte une perte imprévue pour l'entreprise.

Il est important de tenir compte de ces coûts indirects et d'élaborer des stratégies d'embauche, de formation et d'organisation des horaires qui permettent de minimiser l'impact de la perte de productivité de sur le budget de l'entreprise.

perte de temps dans la gestion des travailleurs occasionnels

Aujourd'hui, les fluctuations du marché et les demandes saisonnières incitent de plus en plus d'employeurs à faire appel à des travailleurs occasionnels. Des études prévoient que d'ici 2025, les travailleurs externes représenteront entre 35 et 40% de la main-d'œuvre mondiale. Le recours à ces travailleurs temporaires peut vous permettre d'augmenter ou de réduire les besoins en main-d'œuvre de votre entreprise afin de répondre aux demandes de production actuelles. Cette stratégie peut vous aider à réduire les coûts de main-d'œuvre en ne conservant que la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs de production.

Si les coûts salariaux liés aux collaborateurs externes entrent dans la catégorie des coûts directs, ce n'est pas le cas du temps et des ressources que vous consacrez à la gestion de ces collaborateurs. En fonction de la taille et de l'étendue de votre personnel externe, les coûts administratifs liés à leur gestion peuvent être considérables.

Tout comme vos employés permanents, le personnel externe doit recevoir une formation approfondie pour garantir le respect des normes de sécurité et de qualité. La planification des équipes est une autre tâche qui prend du temps et qui peut réduire vos dépenses en main-d'œuvre. Vous devez vous assurer que chaque équipe est complète et que les travailleurs possèdent les compétences et les qualifications requises. Dans le cas contraire, vous risquez de limiter les taux de productivité, la sécurité et la qualité.

Avec Randstad Inhouse Services, nos équipes peuvent prendre en charge le processus de gestion du personnel externe pour vous. Nous proposons des solutions complètes, mais permettons à votre entreprise de déterminer exactement les services qu'elle souhaite confier à notre équipe et les tâches qu'elle souhaite conserver en interne. Cette stratégie peut faciliter le suivi des coûts liés aux travailleurs externes ou temporaires.