management assistent

15-10-2020 ukkel
company profile

Beschik jij over een goede dosis enthousiasme en neem je graag initiatief?
Je houdt van sociaal contact en bent organisatorisch sterk?
Dan ben jij de persoon die we zoeken!
We zijn op zoek naar een Management Assistent voor ons Support Office BELUX in Regio Brussel.

job description

Wat ga je doen?

Als Management Assistent ben je de rechterhand van onze Regional Country Director (BeLux-De-At) en rapporteer je aan haar. Je bent ook het visitekaartje van de bedrijf. Eerste contacten lopen vaak via jou, via e-mail of per telefoon. Dankzij je professionalisme en je talent voor administratie en organisatie, win je snel het vertrouwen van het management.

Jouw hoofdtaken zijn verdeeld in twee grote onderdelen:
- Ondersteuning van de BeLux directie
- Officemanagement

Ondersteuning management
Je geeft administratieve ondersteuning aan het directie-team en neemt ook initiatieven om
verbeteringen in de verschillende processen voor te stellen:
- Agenda beheer: meetings en afspraken inplannen, planningen opmaken,
- Mail beheer: digitaal archiveren, mails schikken,
- Reizen boeken en organiseren
- Facturatie nakijken en opvolgen
- Verschillende evenementen organiseren van A tot Z
- Communicaties opstellen in het Nederlands, Frans en Engels
- Voorbereiden van presentaties in PowerPoint en/of Excel

Office management
Je zorgt voor het optimaal functioneren van het Support Office:
- Beantwoorden van telefoons en deze doorsturen naar de correcte personen of boodschappen aannemen
- Onthaal van bezoekers
- Postverdeling
- Bestellingen opmaken voor alle benodigdheden op het Support Office om het dagelijks leven van jouw collega¿s beter, leuker en makkelijker te maken - enveloppes en schrijfwaren, keukenmateriaal, dranken voor de drankmachine, koffie
- Cadeaubestellingen voor verschillende zaken: trouw, geboorte, begrafenis, kerst, Sinterklaas
- Beheer van de garageplaatsen

your contribution

Welke profiel zoeken we?

- Je bent tweetalig Nederlands-Frans en hebt een zeer goede kennis van Engels
- Je hebt een relevante ervaring in een gelijkwaardige functie
- Je hebt een Bachelor niveau
- Je hebt een uitstekende kennis van het Microsoft Officepakket (Excel, PowerPoint, Word) en Outlook
- Je werkt gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen
- Je bent flexibel en kan gemakkelijk omgaan met veranderingen
- Je kan zelfstandig werken en durft initiatieven nemen
- Je bent enthousiast en positief ingesteld
- Je bent discreet en respecteert het beroepsgeheim

what do we offer?

Een gevarieerde en afwisselende functie met verantwoordelijkheid binnen een professionele, dynamische organisatie.
Je krijgt een fulltime contract (4/5de bespreekbaar) van onbepaalde duur. Jouw salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, personeelskorting & smartphone.

summary
function
secretary (m/f)
employment type
full time
contract type
permanent employments after interm service
sector
Groot- en detailhandel
reference
DUORS-1174754
your Randstad contact
Marine & Leen
brussel_151@randstad.be 02 740 08 65
02 740 08 65

office info
Brussel Munt
Rue des Princes 8-10
1000 BRUXELLES 1
003222291400
003222291400