Soms is er voor een werkgever geen andere uitweg dan een sanctie opleggen. Maar dat betekent niet dat sanctioneren zomaar mag. Er zijn namelijk een aantal basisregels die je moet respecteren. Doe je dat als werkgever niet, dan kan je sanctie voor een rechtbank nietig worden verklaard.
het arbeidsreglement
Het arbeidsreglement is van cruciaal belang wanneer je sancties wil opleggen. Je kan immers enkel sancties opleggen die al in het arbeidsreglement staan. Wil je bijvoorbeeld een medewerker schorsen voor vijf dagen met loonverlies, maar spreekt het arbeidsreglement van maximum drie dagen? Dan kan je de sanctie van vijf dagen niet opleggen, ook al vind je dat ze terecht is.
Wanneer je beslist om een sanctie op te leggen, kijk je dus best het arbeidsreglement nog een keer na. Het kan zelfs zo zijn dat er een bijzondere procedure voor sancties in het reglement staat met bepaalde waarborgen.
heeft je medewerker het reglement ontvangen?
Mocht er discussie zijn over sancties, dan moet je als werkgever kunnen bewijzen dat je medewerker een exemplaar van het arbeidsreglement heeft gekregen voor de fout plaatsvond. Als je dat niet kunt bewijzen, dan kan je medewerker beweren dat die het arbeidsreglement en de sancties die erin staan, nooit gezien heeft. Dat betekent ook dat je de sanctie in kwestie niet kunt opleggen. Laat dus zeker het arbeidsreglement door je medewerkers ondertekenen bij ontvangst.
de sanctie is op voorhand al bepaald
Je kan een sanctie niet zomaar kiezen. Je moet namelijk altijd rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel. Bovendien beschik je als werkgever over een bepaalde “appreciatiebevoegdheid”. Dat betekent dat je als werkgever de individuele situatie kunt evalueren en op basis daarvan kunt beslissen welke sanctie het meest passend is.
Als je medewerker vindt dat jouw sanctie niet in verhouding is met de tekortkoming of overtreding, dan heeft die het recht om naar de arbeidsrechtbank te stappen. Die laatste beslist vervolgens of de sanctie onredelijk is of niet.
sancties opleggen: zo doe je dat
hou rekening met de tijdsdruk
De grootste valkuil bij sanctionering voor de werkgever is de tijdsdruk. Wanneer een bevoegd persoon een tekortkoming of overtreding signaleert, begint de klok te tikken. Jij moet binnen één werkdag de sanctie al met je medewerker communiceren.
Het kan wel dat de tekortkoming twee weken eerder optrad, maar dat de bevoegde persoon pas gisteren op de hoogte werd gebracht. Daarom wordt er geteld vanaf het moment dat de persoon die sanctioneert op de hoogte is gebracht van de feiten.
Uiterlijk één werkdag na de vaststelling, moet je je medewerker op de hoogte brengen van de sanctie. Gebeurt dat niet op tijd, dan kan je werknemer naar de arbeidsrechtbank stappen.
licht je medewerker correct in
Het is niet wettelijk verplicht, maar wij raden toch aan om een gesprek aan te gaan met je medewerker om hen een sanctie op te leggen. Doe dat uiterlijk de eerste werkdag nadat je kennis hebt genomen van de tekortkoming.
Tijdens dat gesprek deel je de sanctie mee die je de medewerker oplegt. Die gaat onmiddellijk in. Je kan geen sanctie opleggen die pas over een paar dagen intreedt.
bewijs van mededeling
Je bent als werkgever niet verplicht om de sanctie schriftelijk met de werknemer op de eerstvolgende werkdag te communiceren. Je moet wel kunnen bewijzen dat de medewerker de eerstvolgende werkdag op de hoogte is gebracht.
Zo kan je minstens twee personen je gesprek met je medewerker laten bijwonen. Dat kan bijvoorbeeld de personeelsdirecteur zijn en een teamverantwoordelijke. Deze personen kunnen indien nodig een verklaring opmaken over het gesprek.
Je kan ook een kopie van een aangetekende brief door je medewerker laten ondertekenen waarin de sanctie wordt bevestigd. Gebruik deze brief niet als een manier om je medewerker op de hoogte te brengen van de sanctie, maar als een bevestiging van je mededeling.
kies niet voor degradatie
Ook al vermeldt het arbeidsreglement degradatie als mogelijke sanctie, is het nog geen goed idee. Een medewerker kan namelijk geloven dat diens functie eenzijdig gewijzigd werd – wat zoveel betekent als “ontslag”.
Als een arbeidsovereenkomst impliciet wordt beëindigd, heeft je medewerker recht op een opzeggingsvergoeding. In het ergste geval kan een beschermingsvergoeding tot enkele jaren loon oplopen, als het bijvoorbeeld gaat om een lid van de ondernemingsraad.
na de sanctionering: het verslag
Nadat je een sanctie oplegt, ben je verplicht om die in een register bij te houden. Die inschrijving moet ten laatste voor de datum van de eerstvolgende loonbetaling gebeuren. Hoe het sanctieregister er moet uitzien, is niet vastgelegd. Je mag om het even welk schrift of document gebruiken als het sanctieregister.
In het register moet je de namen van de betrokken werknemers, de datum, de reden en de aard van de sanctie vermelden. Mocht er een boete mee gemoeid zijn, dan moet je het bedrag van die boete ook vermelden. De werkgever moet het register kunnen voorleggen als de inspectie hierom verzoekt.