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au travail

Prenez contact avec votre consultant, qui vous transmettra directement vos données de connexion par mail.

Prenez contact avec votre consultant, qui transmettra directement au collaborateur concerné les données de connexion par mail.

Votre consultant vous donnera les premières explications. Pour toute question sur l’utilisation en pratique, vous pouvez toujours consulter la fonction d’aide en ligne.

Après chaque session, vous vous déconnectez en cliquant sur ‘Log out’. Se déconnecter explicitement est conseillé pour la sécurité de votre session.

Sous ‘utilisateur’, cliquez sur ‘Adapter mot de passe’. Vous pouvez ensuite modifier votre mot de passe et répondre à la question secrète pour contrôle.

1. Accès à Internet :

- http et https

- accès à l’url suivant workaniser.randstad.be



2. Navigateur :

- le navigateur privilégié est Chrome

- aussi supportés : Firefox, Safari et Internet Explorer (préférablement IE version 11)

- Javascript et les cookies doivent être autorisés.

- protocole de securité TLS 1.1 (ou plus haut) est requis

- Flash n'est pas requis



3. Network/firewall/proxy settings :

- https (et préférablement http également) doit être autorisé pour les domaines :

*.randstad.be

*.google-analytics.com



4. Autre :

- Logiciel pour consulter les fichiers pdf et xls (csv), qui sont générés par certaines fonctionnalités

création des commandes

Sélectionnez une ou plusieurs périodes dans le tableau du planning, cliquez sur la flèche (ou clic droit avec la souris) et sélectionnez ‘Nouvelle commande’. Complétez la commande. Cliquez en-dessous dans la commande sur le bouton ‘générer’ pour que les périodes soient visibles. Ensuite, vous voyez les périodes apparaître. Vous pouvez maintenant sauver la commande. Vous pouvez toujours annuler la commande via le bouton ‘annuler’.

Il peut y avoir deux raisons.

• D’une part, vous ne pouvez pas créer de nouvelle commande lorsque vous avez sélectionné une période dans le passé. 
• D’autre part, plusieurs périodes peuvent être activées en même temps dans le tableau de planning. Vous devez d’abord cliquer sur la flèche (ou utilisez le clic droit de la souris) et sélectionner l’option ‘Vider la sélection”. Ainsi, les périodes sont ‘désélectionnées’. Ensuite vous choisissez la période correcte et vous créez une nouvelle commande. 

Oui. Dans la commande, sous ‘nombre demandé’, introduisez le nombre souhaité.

Dans une commande, vous devez toujours remplir tous les champs comme le motif de la mise au travail, le lieu de la mise au travail, l’horaire,... S’ils ne sont pas complétés, le bouton ‘générer’ n’est pas visible.

Oui. Pour cela cliquez sur la flèche (ou utilisez le clic droit de la souris) et sélectionnez ‘copier la période’ ou ‘prolonger la période’.

Oui, en paramétrant la date sur un mois entier lors de la création de la commande. Après avoir cliqué sur ‘générer’, vous recevez un aperçu de toutes les périodes de la commande.

Attention: si la commande ne doit pas être établie pour certains jours, vous pouvez supprimer manuellement ces jours en cliquant sur .

Dans le module ‘planning’, le salaire n’est pas visible. Dans le module ‘déclarations’, vous pouvez voir le salaire.

Cela n’est pas possible. Discutez avec votre consultant de cette situation spécifique.

Vous voyez qui a fait quoi pour la commande.

Lors de l’établissement d’un horaire, il faut utiliser le ‘double point’ pour séparer les heures et les minutes (exemple: 12:30).

Oui, tant que le nombre d’heures indiqué par jour n’est pas inférieur au nombre d’heures pour ce jour selon l’horaire choisi. Une fois la commande envoyée, il n’est plus possible de la modifier.

Une fois la commande envoyée, il n’est plus possible de la modifier.

Lorsque vous établissez une commande, vous pouvez ajouter un centre de frais et/ou une référence de facture dans la commande. Vous retrouverez plus tard ces données sur votre facture.

Attention: le centre de frais doit être créé au préalable par votre consultant.

Une commande contient une ou plusieurs périodes, par exemple une commande du lundi au vendredi est composée de cinq périodes. Une période est une ‘case’ au sein d’une commande avec une heure de début et une heure de fin concrète.

Prolonger une période c’est prolonger une commande dans le temps en tenant compte des paramètres établis (par exemple l’horaire) et au sein du même département de travail et du même lieu de travail.

Imaginez, vous prolongez une période le vendredi avec l’horaire 6-14h (équipe du matin) et le paramétrage indique qu’une équipe du soir suit l’équipe du matin, alors l’horaire indiquera dans la période prolongée l’horaire 14-22h (équipe du soir). Lorsque vous copiez une période, il n’est pas tenu compte des horaires paramétrés. La période copiée est la copie exacte de la période originale.

Cela n'est pas possible.

Oui. Vous sélectionnez une des périodes de la commande, vous cliquez sur la flèche (ou clic droit avec la souris) et vous sélectionnez ‘Annuler la commande’. Il n’est plus possible d’annuler une commande lorsque celle-ci a déjà été envoyée. Vous devez contacter votre consultant.

Vous pouvez annuler une période tant qu’aucune personne n’est planifiée. La période disparaît alors du tableau du planning. Dès qu’une personne est planifiée, la période peut être uniquement annulée. La période reste visible dans le tableau du planning mais le nom de l’intérimaire est barré.

Il existe deux possibilités pour envoyer des commandes.

• Vous voulez envoyer seulement une commande.
  
  Vous cliquez dans l’une des périodes de la commande sur la flèche (ou clic droit de la souris) et vous sélectionnez ‘Envoyer la commande’ 

• Vous voulez envoyer plusieurs commandes.
  
  Vous pouvez envoyer toutes les commandes en même temps via le bouton en haut à gauche ‘ traitement par lots’. Vous avez également la possibilité de cocher uniquement les commandes que vous souhaitez envoyer à ce moment là. 

Une commande peut être uniquement envoyée à partir de l’extranet si toutes les périodes se trouvent au minimum 15 minutes dans le futur.

Si votre commande est sur un fond rouge, cela signifie qu’elle n’a pas encore été envoyée. Tant que la date de début est au moins 15 minutes plus tard dans le futur, vous pouvez encore envoyer votre commande.

Lorsque vous avez créé une commande et quelle n’a pas été envoyée à temps, elle disparaît du tableau de planning dès que la date de début est inférieure à 15 minutes dans le futur.

Oui, vous cliquez sur la flèche (ou clic droit avec la souris) et vous sélectionnez ‘Ajouter remarque’. Votre consultant verra votre remarque dès que vous l’envoyez.

Oui. Vous sélectionnez une des périodes de la commande, vous cliquez sur la flèche (ou clic droit avec la souris) et vous sélectionnez ‘Matcher’. Vous pouvez alors rechercher un intérimaire dans le pool que votre consultant a paramétré au préalable. Dès que votre commande est envoyée, vous ne pouvez plus faire le matching vous-même.

Pour que vous puissiez planifier une personne, votre consultant doit d’abord ajouter cette personne dans la base de données à votre pool comme étant prête à démarrer et vous attribuer les droits pour planifier la personne. Si vous disposez des droits corrects, vous pouvez vous-même attribuer une personne à un lieu de travail ou l’en détacher. Pour cela, recherchez la personne via ‘chercher des personnes’ et ensuite cliquez sous ‘postes de travail’ sur . Maintenant, vous pouvez gérer les postes de travail de la personne.

astuces tableau de planning

Oui, vous cliquez au-dessus du tableau du planning sur le bouton ‘Filtre’. Ensuite, vous pouvez déterminer plusieurs paramètres.

Oui, vous cliquez au-dessus du tableau du planning sur le bouton ‘Filtre’. Ensuite, vous pouvez déterminer plusieurs paramètres. Vous pouvez maintenant les sauver en cliquant en bas à gauche sur le bouton ‘sauver ...’.

Lorsque vous avez sauvé un filtre, vous pouvez choisir qu’il soit le filtre par défaut. Cela signifie que lorsque vous ouvrez l’écran, le filtre défini par défaut sera directement actif. Pour cela, cochez ‘par défaut’.

Ces symboles indiquent que le contrat n’a pas été établi ou qu’il a été annulé. Contactez votre consultant.

Cela signifie qu’une indisponibilité existe pour la personne planifiée. Contactez votre consultant.

Oui, en cliquant sur l'icône Excel en haut à droite, toutes les données du tableau de planning sont reprises dans une feuille Excel. Conseil: Paramétrez d’abord un filtre. Ensuite, les données visibles dans le tableau de planning seront également reprises dans le fichier Excel.

Cette option est visible lorsque vous disposez des droits corrects.

Sous la colonne ‘dossier’, cliquez à côté du nom d’une personne sur  . Là, vous pouvez regarder et/ou modifier les données de la personne.

Klik onder de kolom ‘dossier’ naast de naam van een persoon op  Hier kunt u de gegevens van de persoon bekijken en/of wijzigen.

Sous la colonne ‘postes de travail’ cliquez à côté du nom d’une personne sur . Vous cochez ‘account’, ‘département de travail’ ou ‘poste de travail’ en fonction des différents pools auxquels vous voulez ajouter l’intérimaire. Lors du matching sur une commande, cette personne sera visible dans la liste pool pour l’account, le département de travail et le poste de travail liés. Vous pouvez lier une personne à plusieurs départements et postes de travail..

déclarations - calendrier

comment éditer vos déclarations

consulter et approuver vos déclarations

Vous pouvez paramétrer un filtre sur plusieurs critères. Lorsque vous cliquez sur ‘Montrer les critères’, vous voyez plusieurs possibilités de filtres supplémentaires (par exemple filtrer sur centre de frais).

En haut à gauche, vous voyez le bouton ‘historique’. Via celui-ci, vous voyez qui a fait quelles actions pour que la déclaration soit traitée. Via l'icône pdf, vous avez l’image du contenu de la déclaration tel que vous l’avez envoyé pour traitement.

Vous pouvez toujours ajouter un document pour déclarer un frais déterminé. Vous pouvez le télécharger via qui se trouve derrière une ligne de déclaration.

La mention de ces absences est informative. Vous devez encore adapter la déclaration via ‘Modifier déclaration’. Si vous ne faites aucune adaptation, tous les heures contractuelles sont payées et facturées.

Vous cliquez sur ‘modifier déclaration’. Là, vous pouvez adapter les heures contractuelles prévues en encodant une absence pour un(e) ou plusieurs jours/heures.

• exemple: Si le contrat d’intérim prévoit 8 heures, alors 8 heures doivent être déclarées. Si par exemple, l’intérimaire n’a travaillé que 6 heures sur les 8, alors vous déclarez 6 heures prestées et 2 heures non prestées, avec la raison de l’absence. Vous le faites via à côté de la ligne de déclaration. 
• exemple: Le contrat d’intérim prévoit 8 heures mais l’intérimaire n’a pas travaillé. Laissez l’horaire indiqué et sélectionnez pour ce jour là la raison de l’absence. 

Lorsque vous avez fait des adaptations, cliquez sur afin que les modifications soient immédiatement appliquées sur les frais correspondants. Cliquez ensuite sur ‘Sauver’ pour conserver vos modifications. Si vous souhaitez indiquer des explications complémentaires, vous pouvez cliquer sur ‘Ajouter remarque’ au-dessus à gauche.

Via ce bouton, les modifications effectuées aux heures sont directement appliquées sur les frais correspondants. Exemple: vous introduisez des prestations pour un jour férié, vous adaptez le nombre d’heures prestées. En cliquant sur ces modifications seront également appliquées aux frais.

Avec ce bouton, le ‘nombre’ dans les frais est généré en fonction de l’unité (heure, jour,...). Exemple: si cela concerne un frais à l’heure, le nombre sera repris via ce bouton comme le nombre d’heures complétées dans les prestations.

Si le contrat d'intérim stipule 8 heures, alors 8 heures doivent également être déclarées. Lorsque, par exemple, l'intérimaire n'a travaillé que 6 heures sur 8, vous déclarez 6 heures comme travaillées et 2 heures comme non travaillées, avec le motif de l'absence. Vous devez toujours donner un motif d'absence pour les heures non travaillées. Cliquez sur "rafraîchir les dépenses" et enregistrez les modifications apportées.

Oui, via ‘modifier déclaration’, vous pouvez introduire ce demi-jour d’absence. Exemple: Le contrat d’intérim prévoit 8 heures (8-16h) mais l’intérimaire a uniquement travaillé le matin, l’après-midi, il était malade.

• vous adaptez l’horaire en 8-12h 
• vous créez une deuxième ligne via le bouton ‘dupliquer’ 
• vous encodez dans la deuxième ligne 12-16h avec comme raison d’absence ‘Maladie’ 
• cliquez sur 'Refresh coûts' et sauvez les modifications. 

Vous laissez l’horaire mentionné. Vous ne notez pas 0 mais sélectionnez pour cette journée le raison de l’absence. En cas d’absence pour cause de maladie, une attestation doit être remise au consultant. Cliquez sur 'Refresh coûts' et sauvez les modifications.

C’est n’est pas possible. Du point de vue légal, l’heure de début ne peut pas tomber plus tôt que l’heure de début du contrat. Contactez votre consultant pour discuter de cette situation.

Si l’intérimaire a travaillé un jour férié, vous devez l’encoder via ‘Modifier déclaration’. Vous pouvez ajouter les heures prestées via le bouton ‘+’ derrière la ligne du jour férié. Vous voyez alors une ligne vide dans laquelle vous pouvez encoder les heures. Ensuite, cliquez sur 'Refresh coûts' et sauvez les modifications. Lorsque l’intérimaire n’a pas travaillé un jour férié, vous ne devez entreprendre aucune action.

Vous cliquez sur ‘Ajouter remarque’ en haut à gauche.

documents

rapports

Si vous avez des questions concernant ce module, nous vous conseillons de prendre contact avec votre consultant(e).

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