qu'est-ce qu'un secrétaire?

Le secrétaire est un professionnel de l'administration qui crée le cadre administratif pour le travail d'autres personnes ou qui assiste les personnes de haut rang au sein d'une entreprise. Il travaille en étroite collaboration avec son supérieur, qu'il s'agisse d'un PDG ou encore d'un président du conseil d'administration, et doit apprendre à connaître ses préférences personnelles.

Il a notamment pour mission de préparer ses discours, de répondre à ses appels téléphoniques et de préparer des documents publicitaires. Grâce à ce travail, les cadres peuvent se concentrer sur les exigences essentielles de leur fonction, sans avoir à s'occuper des tâches de gestion quotidiennes.

Bien que le secrétaire joue un rôle subalterne, il est en mesure de conseiller les cadres sur des questions importantes, notamment car il a accès aux politiques internes et aux notes de service, ce qui lui permet d'obtenir des informations précieuses.

voir les emplois
1

quel est le salaire d’un secrétaire

En Belgique, un secrétaire gagne entre €2.043 € et €4.392 bruts par mois. Ce salaire varie en fonction de l'expérience: un débutant gagne entre €2.043 et €2.691, tandis que ce salaire oscille entre €2.491 et €3.250 euros après cinq années d'expérience.

2

les différents types de secrétaire

Il existe différents types de secrétaires et leurs missions varient d'un poste à l'autre:

  • assistant de direction ou secrétaire de direction: en tant qu'assistant de direction ou secrétaire de direction, vous assistez les dirigeants et les cadres supérieurs. Dans les petites entreprises, vous travaillez pour plusieurs personnes, tandis que dans les grandes entreprises, vous travaillez pour un seul cadre supérieur. Vos tâches comprennent la gestion des agendas, l'assistance aux réunions et l'organisation d'événements et de rendez-vous.
  • assistant personnel: l'assistant personnel est le bras droit du directeur général. Il apporte son soutien pour toutes sortes de tâches administratives et opérationnelles, ce qui permet au dirigeant de se concentrer sur ses tâches de gestion.
  • office manager: l'office manager contribue au bon fonctionnement de l'entreprise en effectuant diverses tâches administratives. À la réception, il reçoit les clients et d'autres professionnels, élabore diverses procédures et gère le budget de l'entreprise. Dans les petites entreprises, il a également tendance à organiser les entretiens avec les candidats à l'emploi et à aider le service comptable à gérer les factures.
  • secrétaire médical: en tant que secrétaire médical, vous aidez les gens à répondre à leurs questions relatives à la santé et vous recevez les patients. Dans ce métier, il est important de savoir mettre les patients à l'aise et de leur offrir une oreille attentive.
  • secrétaire juridique: le secrétaire juridique assiste les avocats dans leurs recherches. Une connaissance de la terminologie juridique est indispensable pour exercer ce métier. En tant que secrétaire juridique, vous pouvez travailler soit dans un cabinet d'avocats, soit dans le service juridique d'une entreprise ou du gouvernement.
1007.jpg
1007.jpg
3

le métier de secrétaire

Un secrétaire travaille dans un environnement qui évolue rapidement. La flexibilité et l'organisation sont donc deux qualités que vous devez absolument posséder pour exercer ce métier. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l'éventail des tâches et de l'emploi du temps type d'un secrétaire.

4

formation et compétences d’un secrétaire

En Belgique, il existe plusieurs formations pour devenir secrétaire. Vous pouvez par exemple suivre le programme de bachelier, au cours duquel vous apprendrez à mieux vous organiser et à bien communiquer. En outre, vous acquerrez les compétences nécessaires en matière de technologies de l'information et de la communication (TIC) et une formation économique générale. Des cours de gestion de projet et de gestion d'entreprise vous aideront également à évoluer vers le poste de secrétaire.

Si vous êtes déjà sur le marché du travail et vous souhaitez devenir secrétaire, des organismes spécialisés comme le centre de formation professionnelle SJB Formation proposent des cours en formation continue pour devenir secrétaire.

Une fois sur le terrain, vous en apprendrez davantage sur la politique et les procédures de l'entreprise. Avant de devenir secrétaire de direction, vous devez acquérir une expérience approfondie au sein de votre entreprise. Un emploi d'assistant personnel ou d'assistant administratif est un premier pas intéressant vers ce métier.

compétences et qualités d’un secrétaire

Les compétences et les qualités d'un bon secrétaire sont les suivantes:

  • une bonne gestion du temps et de l'organisation: en tant que secrétaire, la gestion du temps et l'organisation sont primordiales pour aider votre supérieur dans son emploi du temps et organiser ses déplacements. Créer et respecter des délais, fixer des objectifs et hiérarchiser les tâches font partie de vos missions quotidiennes.
  • des compétences en matière de communication: un secrétaire doit être capable de bien communiquer à l'oral comme à l'écrit. Ces compétences sont nécessaires pour répondre au téléphone ou au courrier.
  • de la flexibilité: le travail de secrétaire est dynamique et requiert la flexibilité nécessaire pour s'adapter à des situations en constante évolution. En outre, vous travaillez parfois en dehors des heures de bureau, ce qui exige également de la flexibilité.
  • des compétences linguistiques: si vous travaillez pour une entreprise nationale, il est nécessaire que vous parliez au moins le néerlandais et le français. Si l'entreprise a également des clients internationaux, il est utile que vous parliez un peu l'anglais.
5

FAQ

Voici les questions les plus fréquemment posées sur le métier de secrétaire.

thank you for subscribing to your personalised job alerts.