Le/la Coordinateur·rice Formation & Documentation apporte une expertise métier et
technique, et vise l’excellence dans les opérations, les processus, la documentation, la
formation et la conformité réglementaire au sein de Patient Solutions.
Pour remplir ce rôle, le/la Coordinateur·rice Formation & Documentation doit avoir une
bonne compréhension des activités principales de Patient Solutions, ainsi que des
compétences en communication et en gestion opérationnelle, afin d’interagir efficacement et
de s'engager avec les différentes parties prenantes de Patient Solutions et d'autres équipes
de UCB (par exemple, Assurance Qualité, Talent, etc.).
Gestion du cycle de vie de la documentation et de la formation
• Assurer l’organisation, la maintenance et la gestion du cycle de vie des documents contrôlés et des supports de formation au sein de PSol.
• Garantir la conformité avec les cadres réglementaires applicables (BPL, BPC, directives en recherche, HTA, HBS, HSE, etc.) ainsi qu’avec les standards internes de PSol.
Harmonisation des processus et amélioration continue
• Contribuer à la conception et à la mise en œuvre de processus rationalisés et harmonisés intégrant les activités de documentation et de formation à l’échelle de PSol.
• Participer aux initiatives d’amélioration continue visant à renforcer l’efficacité, la simplification, la conformité et l’expérience utilisateur.
• Promouvoir les bonnes pratiques et les solutions innovantes en matière de gestion de la documentation et de la formation, en favorisant une culture harmonisée, centrée sur le client et axée sur les résultats à travers PSol.
Gestion des documents réglementés, non réglementés et contrôlés
• Agir en tant que coordinateur·rice du système de gestion des documents réglementés, non réglementés et contrôlés, en assurant le suivi, la mise à jour, la révision et l’approbation en temps voulu des SOPs, lignes directrices et documents associés (sur la base des évolutions réglementaires, des retours des experts métier, des résultats d’inspection ou des révisions planifiées).
• Fournir des conseils d’expert aux responsables de documents et aux collaborateurs PSol sur les bonnes pratiques en matière de gestion des documents contrôlés.
• Assurer la formation et la communication efficaces concernant les SOPs nouvelles ou révisées ainsi que les documents associés, y compris le retrait en temps voulu des documents obsolètes.
Coordination de la formation
• Soutenir les collaborateurs et les managers PSol dans le respect des exigences de formation en maintenant à jour les plans de formation, les curricula et les matrices.
• Garantir la disponibilité et l’accessibilité des supports de formation liés aux documents contrôlés ayant un impact sur PSol.
• Collaborer avec le responsable formation du département et les managers pour développer et maintenir des programmes de formation pertinents (plans, matrices, etc.).
• Gérer les enregistrements et la documentation liés à la formation, y compris les CV, les descriptions de poste, les feuilles de présence, les registres de formation, etc.
Support et engagement auprès des parties prenantes:
• Servir de point de contact principal pour toutes les questions liées à la formation et à la documentation.
• Gérer et répondre aux demandes reçues, y compris via la boîte mail globale PSol Learning & Documentation.
Préparation aux audits et inspections
• Garantir la préparation opérationnelle aux inspections et audits internes ou externes liés à la documentation et à la formation.
• Assurer le suivi des actions découlant des constats d’audit ou d’inspection.
Suivi de la performance et reporting
• Collecter, consolider et rapporter les indicateurs clés de performance (KPI) et les métriques liés à la conformité en matière de documentation et de formation.
• Maintenir et mettre à jour le tableau de bord de conformité Learning & Documentation.
Support opérationnel complémentaire
• Apporter un soutien, si nécessaire, au/à la Responsable de la Coordination Interne, de la Formation et de la Conformité au Développement Durable dans la gestion et le suivi d’initiatives plus larges, incluant la durabilité, la conformité, la communication, le contenu de l’intranet, les tableaux de bord PMO et le suivi des objectifs
