faq workaniser.

aan de slag

Neem contact op met uw vertrouwde consultant, die u onmiddellijk de aanloggegevens zal bezorgen per mail.

Neem contact op met uw vertrouwde consultant, die onmiddellijk de aanloggegevens per mail naar de betrokken medewerkers zal sturen.

Uw consultant heeft u alvast op weg gezet. Voor vragen rond het praktische gebruik kan u steeds de online helpfunctie raadplegen.

Log na elke sessie volledig uit door te klikken op ‘Log out’. Expliciet afloggen is aanbevolen om veiligheidsredenen.

Klik bij ‘gebruiker’ op ‘paswoord aanpassen’. U kunt vervolgens uw paswoord wijzigen en de geheime controlevraag beantwoorden.

1. Internet toegang:

- http en https

- toegang tot de url workaniser.randstad.be



2. Vereiste browser en browserinstellingen:

- bij voorkeur Chrome

- zijn ook ondersteund: Firefox, Safari en Internet Explorer (bij voorkeur IE versie 11)

- Javascript en cookies moeten worden toegestaan.

- veiligheidsprotocol moet TLS 1.1 (of hoger) zijn

- Flash is NIET vereist



3. Network/firewall/proxy settings:

- https (en bij voorkeur ook http) moet toegestaan zijn voor volgende domeinen:

*.randstad.be

*.google-analytics.com



4. Andere:

- Software om pdf en xls (csv)- bestanden te raadplegen (sommige functies genereren deze bestandstypes)

Opdat u een persoon kan inplannen, dient uw consultant in de eigen database deze persoon eerst als startklaar toe te voegen aan uw pool en u de rechten toe te kennen om de persoon in te plannen. Indien u over de juiste rechten beschikt, kan u zelf ook een persoon aan een werkplek toekennen of van een werkplek loskoppelen. U kunt dit doen door de persoon eerst op te zoeken via ‘personen zoeken’, en vervolgens onder ‘werkplekken’ op te klikken. Nu kunt u de werkplekken van de persoon beheren.

hoe kan je orders aanmaken

Selecteer één of meerdere tijdvakken in het planningsbord, klik op het pijltje (of klik op de rechter muisknop) en selecteer ‘Nieuw order’. Vul het order verder aan. Klik onderaan in het order op de knop ‘genereren’ om de tijdvakken zichtbaar te maken. Vervolgens ziet u de tijdvakken verschijnen. U kunt nu het order opslaan. U kunt alsnog het order annuleren via de knop ‘annuleren’.

Er kunnen twee redenen zijn: 

• Enerzijds kunt u geen nieuw order aanmaken wanneer u een tijdvak in het verleden hebt geselecteerd. 
• Anderzijds kunnen meerdere tijdvakken tegelijk in het planningsbord geactiveerd zijn. U dient dan eerst te klikken op het pijltje (of u gebruikt de rechter muisknop) en de optie ‘Selectie leegmaken’ te selecteren. Hierdoor worden de tijdvakken gedeselecteerd. Kies vervolgens het juiste tijdvak en maak een nieuw order aan.

Dit kan door in het order bij ‘aantal gevraagd’ het gewenste aantal in te geven.

In een order dient u steeds alle velden in te vullen zoals motief van tewerkstelling, tewerkstellingsplaats, werkrooster, …. . Zoniet is de knop ‘genereren’ niet zichtbaar.

Een order kopiëren of verlengen doet u door een tijdvak te kopiëren of te verlengen. Klik op het pijltje (of ugebruik de rechter muisknop) en selecteer ‘Tijdvak kopiëren’ of ‘Tijdvak verlengen’.

Ja, dat kan door de datum bij opmaak van het order in te stellen op een ganse maand. Nadat u de knop ‘genereren’ heeft aangeklikt, krijgt u een overzicht van alle tijdvakken van het order.

Let op: Indien het order niet voor bepaalde dagen dient te worden aangemaakt, kunt u manueel deze dagen verwijderen door op het vuilnisbak-icoontje te klikken.

In de module ‘planning’ is het loon niet zichtbaar. In de module ‘declaraties ‘ kunt u het loon wel zien.

Dat kan niet. Bespreek met uw consultant de specifieke situatie.

Hier ziet u wie welke handeling voor het order heeft gesteld.

Bij de opmaak van het uurrooster dient de ‘dubbele punt’ gebruikt te worden als scheiding tussen de uren en de minuten. vb. 12:30

Dit kan zolang het aantal opgegeven uren per dag niet lager is dan het aantal uren voor die dag volgens het gekozen uurrooster. Eens het order verzonden is, kan er geen wijziging aan het order meer gebeuren.

Eens het order verzonden is, kan het niet meer worden gewijzigd.

Wanneer u een order aanmaakt, kunt u een kostenplaats en/of factuurreferentie toevoegen in het order. Deze gegevens vindt u dan later terug op uw factuur. Let op: een kostenplaats dient voorafgaand aangemaakt te worden door uw consultant.

Een order bevat één of meerdere tijdvakken. Een order van maandag tot vrijdag bestaat bv. uit 5 tijdvakken. Een tijdvak is één vakje binnen een order met een concreet begin- en einduur.

Een tijdvak verlengen is het verlengen van een order in de tijd, rekening houdend met de parameters die ingericht werden (vb. uurrooster) én binnen dezelfde werkafdeling en werkplek. Stel, u verlengt op vrijdag een tijdvak met uurrooster 6u-14u (vroege ploeg) én de inrichting geeft aan dat na een vroege ploeg een late ploeg volgt, dan zal het uurrooster in het verlengde tijdvak het uurrooster 14u-22u (late ploeg) aangeven. Bij het kopiëren van een tijdvak wordt er geen rekening gehouden met de ingerichte uurroosters. Het gekopieerde tijdvak is een exacte kopie van het originele tijdvak.

Dit kan niet.

Ja. Selecteer één van de tijdvakken van het order, klik op het pijltje (of gebruik de rechter muisknop) en selecteer ‘Order annuleren’. Een order annuleren is niet meer mogelijk wanneer het reeds verzonden werd. U dient dan contact op te nemen met uw consultant.

U kunt een tijdvak verwijderen zolang er geen persoon is ingepland. Het tijdvak verdwijnt dan van het planningsbord. Zodra er een persoon is ingepland, kan het tijdvak enkel nog geannuleerd worden. Het tijdvak blijft zichtbaar in het planningsbord, maar de naam van de uitzendkracht is doorstreept.

Er zijn twee mogelijkheden om orders te versturen. 

• U wil één order verzenden: 
  
  klik op één van de tijdvakken van het order op het pijltje (of gebruik u de rechter muisknop) en selecteer ‘Order verzenden’. 

• U wil meerdere orders verzenden: 
  
  Met de knop bovenaan links ‘batch verwerking’ kunt u alle orders tegelijk verzenden. U heeft ook de mogelijkheid om enkel die orders aan te vinken die u op dat ogenblik wilt verzenden. 

Een order kan enkel vanuit het extranet verstuurd worden als alle tijdvakken minstens 15 minuten in de toekomst liggen.

Wanneer uw order nog een rode achtergrond heeft, betekent dit dat het order nog niet verzonden is. Zolang het aanvangsuur van het order meer dan 15 minuten in de toekomst ligt, kunt u het order nog verzenden.

Wanneer u een order heeft aangemaakt en het order niet tijdig verzendt, verdwijnt dit order uit het planningsbord zodra het aanvangsuur van het order minder dan 15 minuten in de toekomst ligt.

Ja, klik op het pijltje (of gebruik de rechter muisknop) en selecteer ‘Opmerking toevoegen’. Uw consultant ziet uw opmerking zodra u deze verzendt.

Ja. Selecteer één van de tijdvakken van het order, klik op het pijltje (of gebruik de rechter muisknop) en selecteer ‘Matchen’. U kan dan zelf een uitzendkracht zoeken in de pool die vooraf door uw consultant werd ingericht. Eens u het order heeft verstuurd, kunt u zelf niet meer matchen.

tips & tricks planningsbord

Ja, klik bovenaan het planningsbord op de knop ‘Filter’. Vervolgens kan u een aantal parameters instellen.

Ja, klik bovenaan het planningsbord op de knop ‘Filter’ en stel vervolgens een aantal parameters in. Deze kan u nu bewaren door onderaan links op de knop ‘bewaren als’ te klikken.

...

Deze symbolen  en geven aan dat het contract niet werd aangemaakt of werd geannuleerd. Neem contact op met uw consultant.

Dit betekent dat er een onbeschikbaarheid bestaat voor de persoon die werd ingepland. Neem contact op met uw consultant.

Door te klikken op ‘Excel-icoon’ rechts bovenaan worden alle gegevens van het planningsbord in een Excelfile getoond. Tip : Stel eerst een ‘filter’ in. Vervolgens zullen de gegevens die dan zichtbaar zijn in het planningsbord ook als informatie aanwezig zijn in de Excelfile.

Hier kunt u alle personen terugvinden die door uw consultant of door uzelf werden toegewezen aan uw pool.

Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u over de juiste rechten beschikt.

Klik onder de kolom ‘dossier’ naast de naam van een persoon op  Hier kunt u de gegevens van de persoon bekijken en/of wijzigen.

Klik onder de kolom ‘werkplekken’ naast de naam van een persoon op . Plaats een vinkje bij account, werkafdeling of werkplek in functie van de verschillende pools waaraan u de uitzendkracht wil toevoegen. Bij het matchen op een order zal deze persoon vervolgens zichtbaar zijn in de poollijst voor de gekoppelde account, werkafdeling en werkplek. U kunt een persoon aan meerdere werkafdelingen en -plekken koppelen.

declaraties kalender herinneringen

hoe declaraties wijzigen

declaraties raadplegen & goedkeuren

U kunt een filter instellen op een aantal criteria. Door te klikken op ‘Criteria tonen’ krijgt u nog een aantal extra filtermogelijkheden (vb. filteren op kostenplaats).

Bovenaan links ziet u de knop ‘Historiek’. Hier ziet u wie welke acties heeft ondernomen om te komen tot de verwerkte declaratie. Via het pdf-icoon krijgt u een beeld van de declaratie-inhoud zoals die door u werd doorgestuurd ter verwerking.

U kunt steeds een document uploaden ter verklaring van een bepaalde kost via achteraan een declaratieregel.

De vermelding van deze afwezigheden is informatief. U dient zelf de declaratie nog aan te passen via ‘Declaratie wijzigen’. Indien u geen aanpassingen doet, worden alle contractuele uren verloond en gefactureerd.

Klik op ‘declaratie-wijzigen’. Hier kunt u de contractueel voorziene uren aanpassen door een afwezigheid op te geven voor één of meerdere uren/dagen.

• vb.: Voorziet het uitzendcontract 8 uur, dan moeten er ook 8 uren gedeclareerd worden. Wanneer de uitzendkracht bv. slechts 6 van de 8 uren gewerkt heeft, dan declareert u 6 uren als gewerkt en 2 uren als niet gewerkt, met reden van afwezigheid. Doe dit via  achteraan de declaratieregel.
• vb.: Voorziet het uitzendcontract 8 uur, maar heeft de uitzendkracht niet gewerkt, laat het vermelde uurrooster dan gewoon staan en selecteer voor die dag de reden van afwezigheid. 

Indien u aanpassingen gemaakt heeft, klik dan zeker op 'refresh kosten' zodat de wijzigingen automatisch ook doorgevoerd worden op de bijhorende kosten. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. Indien u verdere verduidelijking wenst te geven, dan kunt u klikken op ‘Opmerking toevoegen’ bovenaan links.

Klik op ‘Opmerking toevoegen’ bovenaan links.

Via deze knop worden wijzigingen in de uren automatisch doorgevoerd op de bijhorende kosten. U geeft bv. prestaties in op een feestdag en past het aantal gepresteerde uren aan. Bij het klikken op 'refresh kosten' zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden in de kosten.

Met deze knop wordt het ‘aantal’ bij de kosten afgeleid in functie van de eenheid (uur, dag, …). Indien het bv. een kost per uur betreft, dan zal met deze knop het ‘aantal’ overgenomen worden zoals het aantal ingevulde uren bij prestaties.

Voorziet het uitzendcontract 8 uur, dan moeten er ook 8 uur gedeclareerd worden. Wanneer bv. de uitzendkracht slechts 6 van de 8 uren gewerkt heeft, dan declareert u 6 uren als gewerkt en 2 uren als niet gewerkt, met reden van afwezigheid. U dient steeds een reden van afwezigheid op te geven voor de niet-gepresteerde uren. Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op.

Ja, via ‘declaratie wijzigen’ kunt u een halve dag afwezigheid opgeven. Het uitzendcontract voorziet bv. 8u (8-16u), maar de uitzendkracht heeft slechts in de voormiddag gewerkt, in de namiddag was hij ziek.

• pas het werkrooster aan naar 8-12u; 
• maak een 2de regel aan via de ‘dupliceer’- knop; 
• geef op de 2de regel 12-16u in met als reden afwezigheid ‘Ziekte’; 
• Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op.

Laat het vermelde uurrooster staan. U noteert niet 0, maar selecteert voor die dag de reden van afwezigheid. Bij een ‘afwezigheid door ziekte’ dient het attest bezorgd te worden aan de consultant. Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op.

Dit is niet mogelijk. Het beginuur mag wettelijk gezien niet vroeger vallen dan het beginuur van de overeenkomst. Neem contact op met uw consultant om deze situatie te bespreken.

Indien de uitzendkracht gewerkt heeft op een feestdag, dan moet u dit ingeven via ‘Declaratie wijzigen’. U kan de gepresteerde uren toevoegen via de ''+'' knop achter de regel van de feestdag. Er wordt dan een blanco-regel getoond waarop u de uren kan ingeven. Klik vervolgens op [refresh kosten] en sla de gemaakte wijzigingen op. Wanneer de uitzendkracht niet gewerkt heeft op de feestdag, hoeft u geen actie te ondernemen.

documenten

rapporten

Neem contact op met uw vertrouwde consultants. Onze collega's helpen u graag verder.

Neem contact op met uw vertrouwde consultants. Onze collega's helpen u graag verder.