employé(e) administratif(ve)

Tâches et responsabilités principales :

• Vous vous chargez de la gestion du courrier entrant et sortant : réception/suivi/copie/scan/enregistrement/mise sous pli/affranchissement/dépôt boite aux lettres) ;

• Vous assurez la mise en page des documents/courriers sortants ;

• Vous assurez le suivi administratif des dossiers d’assurances auto et incendie en collaboration avec le courtier et vous générez le reporting s’y attachant ;

• Vous assurez le classement et l’archivage des documents et dossiers ;

• Vous coordonnez les commandes de fournitures ou de catering pour la Direction Générale et le Secrétariat général. En fonction des commandes, vous établissez les demandes d'achat ;

• Vous êtes le back up de l'Office Coordinator, vous prenez notamment en charge la gestion des agendas de la Direction Générale et le Secrétaire Générale ;

• Vous rédigez des PV de réunions.

Votre Profil :

• Vous êtes détenteur au minimum d’un CESS idéalement avec orientation bureautique ou de secrétariat.

• Vous avez une première expérience dans une fonction administrative/organisationnelle au sein d'une entreprise ; Une expérience dans le suivi des assurances et/ou d’un parc automobile est un atout ;

• Vous êtes à l'aise dans la réalisation de tâches administratives et appréciez apporter vos bonnes idées pour améliorer les processus en lien avec la gestion de celles-ci ;

• Vous maîtrisez les outils de la Suite Office

• Vous possédez des compétences solides en communication orale et écrite (élocution, orthographe, rédaction…)

• Vous êtes à l’aise en anglais (Niveau B1 idéalement).

• Rigueur, organisation, discrétion et confidentialité sont des termes qui vous définissent bien.