assistant de direction

En tant que secrétaire de direction, vous assistez directement le Directeur du site dans la gestion quotidienne du centre de contacts.

Votre rôle est essentiel pour garantir le bon fonctionnement administratif, la coordination des activités internes et le respect des procédures liées au cadre du secteur public.

Vous intervenez dans la gestion documentaire, le suivi des plans d’action et la rédaction de processus internes en lien avec la qualité et la conformité réglementaire.

1. Support administratif et organisation du secrétariat

• Gérer le secrétariat du Directeur : gestion d’agenda, planification des réunions, rédaction de comptes rendus, suivi des actions décidées.
• Assurer le suivi administratif général du site : classement, archivage, gestion des courriers et coordination logistique.
• Organiser et préparer les réunions internes et externes (convocations, documents, présentations, comptes rendus).
• Gérer la communication interne du Directeur vers les différentes équipes et services supports.

2. Suivi de projets et coordination interne

• Contribuer activement au suivi des plans d’action du site, en lien avec les différents départements (opérations, RH, qualité, IT, facilities…).
• Assurer la circulation fluide de l’information et le respect des échéances fixées.
• Suivre les plannings des équipes, les prestations réalisées, les congés et absences, en collaboration avec les responsables concernés.
• Soutenir le Directeur dans la préparation de rapports, tableaux de bord et présentations de suivi d’activité.

3. Gestion documentaire et formalisation des processus internes

• Élaborer, mettre à jour et diffuser les procédures internes du site (documents qualité, instructions de travail, procédures certifiantes…).
• Garantir la conformité documentaire avec les exigences du client public et les standards internes.
• Participer à la préparation et à l’anticipation des audits internes et externes, en collaboration avec les responsables concernés.
• Veiller au respect de la législation et des politiques internes en matière de gestion administrative et de confidentialité.

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ou équivalent par expérience.

Vous disposez idéalement d’une expérience confirmée de plus de 3 ans dans une fonction similaire, de préférence dans un environnement structuré ou institutionnel.

Vous maîtrisez la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau avancé, incluant tableaux croisés et macros).

Vous travaillez avec autonomie, rigueur et sens de l’organisation, tout en faisant preuve d’un bon esprit d’analyse et de synthèse.

Vous avez un excellent sens du contact et de la communication, et savez collaborer avec des interlocuteurs variés.

Vous aimez proposer des pistes d’amélioration et excellez dans l’optimisation des process ainsi que dans le suivi documentaire.

La discrétion et la fiabilité font partie intégrante de votre manière de travailler.

Contrat : temps plein – remplacement de congé de maternité, entrée en service dès le 1er novembre 2025

Rémunération : salaire attractif en fonction de l’expérience

Avantages extralégaux : chèques-repas (8 €/jour), écochèques, remboursement des frais domicile-travail