Onthaalmedewerker

Als onthaalmedewerker ben je het gezicht van onze firma en sta je in voor een professioneel onthaal van onze bezoekers, en beheert vlot in beide landstalen en het Engels onze telefooncentrale. Bezoekers kunnen steeds rekenen op een vriendelijk en professioneel onthaal en worden op een vlotte manier door jou verder geholpen. Bovendien sta je als administratieve duizendpoot in voor een uitgebreid pakket taken.

Takenpakket:
- Onthaal en doorverwijzen van bezoekers
- Telefonische oproepen aannemen, doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartner, eventueel boodschap noteren
- Bezoekers informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner dienst of plaats, eventueel noteren van gegevens van bezoekers
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren, bijwerken (aanmaken van badges, inschrijven in bezoekregister en rapporten van telefonische oproepen)
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen van documenten
- Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post, verwerken van briefwisseling, sorteren, frankeren
- Afhandelen van vragen en klachten (en zo nodig doorverwijzen naar de juiste personen)
- Plannen en noteren van afspraken en reserveringen, rondleidingen, gidstoeren, interne meetings
- Reserveren en gereedmaken van zalen, lokalen en/of ruimtes, maken van bewegwijzering, logo's plaatsen, badging
- E-mails beantwoorden ivm vragen van particulieren, organisaties
- Ordenen en onderhouden van de balie- of receptieomgeving
- Beheer van het economaat : kantoorartikelen
- Hulp aan de boekhouding: opvolgen en controleren van bestelbons
- Je assisteert bij marketing: opmaken maandelijkse TODO lijst, overzicht en opvolging van drukwerk
- Je ondersteunt bij voorbereiding workshops, inplannen en uittypen van interviews, organiseren

- Je hebt zin voor initiatief, bent communicatief sterk en blinkt uit door je organisatorisch talent
- Je stelt je discreet en diplomatisch op
- Je kan goed zelfstandig, nauwkeurig en efficiënt werken.
- Je beheerst vlot de Nederlandse, Franse en Engelse taal
- MS Office, Google, Word, Excel en PowerPoint beheers je vlot, kennis van Exact of Teamleader is een pluspunt

- Een boeiende uitdaging binnen onze innovatieve en dynamische organisatie
- Een marktconform salarispakket met interessante extralegale voordelen