version avril 2023.

définitions 

Pour l’interprétation des présentes conditions d’utilisation, les termes ci-dessous auront la signification suivante:

Randstad Belgium SA, Randstad Construct SA et Randstad Payroll Solutions, ci-après dénommées Randstad ou nous: les entités opérationnelles du groupe Randstad qui proposent Workaniser à leurs clients dans le cadre de leurs services.
Workaniser: un portail web développé par Randstad pour ses clients et mis à leur disposition pour soutenir les services staffing de Randstad en vue d'un échange d'informations correct et efficace (données et opérations effectuées). Workaniser est également appelé le portail web client.

Workaniser comporte 5 fonctionnalités:

  • la planification avec accès à la disponibilité d’intérimaires 
  • approuver les déclarations
  • suivi des offres et des candidatures
  • demande et téléchargement des rapports
  • consultation de documents

Utilisateur ou vous/votre: toute personne physique habilitée à représenter l'organisation et à avoir accès à Workaniser dans l'exercice de sa fonction au sein de l'organisation afin d'accéder aux informations traitées dans Workaniser ou de devoir effectuer certaines opérations. 

Organisation: toute personne morale utilisant Workaniser dans le cadre de la collaboration avec Randstad. L'organisation est valablement représentée par chaque utilisateur ayant accès à Workaniser.
 

1. applicabilité

1.1 les présentes conditions d'utilisation s'appliquent à toute utilisation de Workaniser. Elles constituent la base sur laquelle vous êtes autorisé à accéder à Workaniser et à l'utiliser. Elles expliquent également comment sont traitées les données personnelles que vous enregistrez dans Workaniser. En utilisant Workaniser, vous acceptez inconditionnellement les conditions d'utilisation (en tant qu'utilisateur comme au nom de l'organisation) et vous confirmez que vous êtes habilité à accéder à Workaniser et à l'utiliser au nom de l'organisation. Randstad se réserve le droit de vérifier auprès de l'organisation ou d’une autre manière que vous êtes bien habilité à cet effet.

1.2 nous nous réservons le droit de modifier unilatéralement tout ou partie du contenu des présentes conditions d'utilisation, et ce sans préavis. Toute modification de nos conditions d'utilisation prendra effet immédiatement à compter de sa publication dans Workaniser. Lors de l'utilisation de Workaniser, les conditions en vigueur à ce moment-là sont toujours d'application. Veuillez consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance d'éventuelles modifications que nous y aurions apportées, étant donné que celles-ci seront contraignantes pour vous. 

1.3 les présentes conditions d'utilisation n'affectent pas l'applicabilité des autres conditions (générales et spécifiques) applicables aux services staffing de Randstad dans le cadre desquels vous avez accès à Workaniser.

2. accès à workaniser

2.1 vous accéderez à Workaniser que dans le cadre de vos activités pour l'organisation. Vous pouvez accéder à Workaniser au nom de l'organisation si vous êtes la personne habilitée à communiquer avec Randstad au nom de l'organisation. Vous n'aurez accès qu'aux informations qui, selon l'appréciation raisonnable de Randstad, sont pertinentes pour vous dans le cadre de la collaboration entre l'organisation et Randstad.

2.2 Randstad vous octroie un droit personnel et non exclusif d'utiliser Workaniser.

2.3 vous êtes entièrement responsable de la protection des données de votre compte. Vous devez conserver soigneu- sement les données de votre compte et ne pas les diffuser. Vous êtes responsable de tous les actes (juridiques) effectués avec les données de votre compte. Si vous avez des raisons de supposer que des tiers connaissent des données de votre compte, changez immédiatement votre mot de passe en cliquant sur "mot de passe oublié" sur l'écran de connexion. N'utilisez jamais les données de votre compte Workaniser sur un autre site web. Si vous avez perdu les données de votre compte, vous pouvez les demander à nouveau vous-même via l'écran de connexion de Workaniser.
Attention: Randstad ne demandera jamais de noms d'utilisateur et/ou de mots de passe par e-mail ou sur d'autres sites web.
 

3. utilisation de workaniser

3.1. généralités

  • le droit d'utilisation est octroyé tant que vous êtes actif auprès de l'organisation et prend fin en cas d'inactivité de 6 mois et 1 jour ou à la fin de la collaboration entre Randstad et l'organisation. L'organisation n'est autorisée à utiliser Workaniser qu'à des fins professionnelles internes et n'est pas autorisée à revendre les ressources ICT, qu'elles soient liées ou non à ses propres services, ni à les proposer à des tiers sur une autre base ou à les utiliser au profit de tiers.
  • lorsque vous utilisez Workaniser, vous devez faire preuve de toute la vigilance requise et respecter les lois et règlements en vigueur, les présentes conditions d'utilisation et les (autres) conditions d'utilisation et/ou instructions d'utilisation publiées avec ou pour Workaniser ou autrement fournies par Randstad, notamment d’éventuelles modifications de celles-ci. 
  • dans la mesure où vous fournissez vous-même des informations (et notamment les heures de travail prestées saisies) via Workaniser ou par e-mail, celles-ci doivent être correctes et complètes. La responsabilité de vérifier l'exhaustivité ou l'exactitude des données que vous saisissez n’incombe pas à Randstad. Vous et l'organisation serez responsables vis-à-vis de Randstad de tout dommage lié à l'inexactitude ou au caractère incomplet des informations que vous aurez fournies à Randstad et vous préserverez Randstad de toute revendication à cet égard.
  • tous les frais de télécommunication liés à l'utilisation de Workaniser sont à votre charge et à celle de l'organisation.
  • randstad se réserve le droit de (faire) modifier périodiquement les données de votre compte Workaniser ou - pour quelque raison que ce soit - de fermer des comptes sans préavis. Le compte Workaniser sera en tout état de cause fermé:
    • si vous ou l'organisation indiquez que vous n'êtes pas ou plus autorisé à accéder et à utiliser Workaniser;
    • si vous ne respectez pas les dispositions des présentes conditions d'utilisation ou les conditions contractuelles.

3.2. fonctionnalités particulières

  • enregistrement et gestion des candidats
    Sous réserve de l'accord écrit préalable de Randstad, une organisation peut utiliser Workaniser pour enregistrer elle-même des candidats en vue d'un emploi. Dans ce cas, l'organisation est entièrement responsable de la sélection du candidat. Le client doit toujours garder à l'esprit les points suivants:
    • pour tous les candidats, Randstad doit toujours valider l'enregistrement avant que le candidat ne puisse commencer. Pendant les heures de bureau, Randstad assure une validation rapide des candidats nouvellement enregistrés. Par conséquent, l'organisation ne planifiera pas un candidat qui n'a pas encore été validé par Randstad. Randstad n'est en rien responsable de la planification de candidats non validés.
    • l'organisation est responsable de l’enregistrement qu’elle effectue elle-même, de l'exactitude et de la précision des données personnelles saisies et de la protection de ces données personnelles pour l'enregistrement dans Workaniser. Les dispositions de l'article 5 s'appliquent intégralement.
  • planning et emploi
    Avant qu'un candidat planifié ne puisse commencer ses prestations, Randstad doit avoir le temps de conclure le contrat de travail avec le candidat et d'effectuer la dimona qui y est associée avant le début des prestations. Il n'est donc pas permis de planifier des candidats moins de 30 minutes avant le début des prestations.

    Le client sera responsable du non-respect des dispositions ci-dessus et garantira Randstad contre tout recours à cet égard.

4. droits de propriété intellectuelle

4.1 tous les droits de propriété intellectuelle de Workaniser (notamment tous les textes, logiciels, fichiers de données, formats, graphiques, photos...) ainsi que les droits de propriété sur les œuvres et inventions sous- jacentes appartiennent à Randstad ou à ses concédants. Sauf disposition contraire des présentes conditions d'utilisation et de la législation applicable, vous ne pouvez pas copier, reproduire, publier, stocker, sauvegarder, modifier, diffuser et/ou autrement divulguer ou reproduire Workaniser sans l'accord écrit préalable de Randstad.

4.2 sous réserve des dispositions de l'article 5 des présentes conditions d'utilisation, il est permis de faire et/ou d'enregistrer une copie (de parties) des informations figurant dans Workaniser et/ou des présentes conditions d'utilisation pour une utilisation licite pour l'organisation. Par "utilisation licite", on entend notamment:

  • une utilisation dans le cadre de l'exécution du ou des contrats entre l'organisation et Randstad
  • une utilisation visant à satisfaire aux obligations (de conservation) légales de l'organisation

4.3 les informations (historiques) figurant dans Workaniser ne sont pas visibles et/ou stockées pour vous indéfiniment. Vous et l'organisation êtes seuls responsables du respect des obligations de conservation qui vous incombent en vertu de la loi, de la réglementation ou du contrat. Dans la mesure où cette obligation de conservation s'étend aux informations relatives à Workaniser, conformément à l’article 5.2, vous êtes autorisé à copier ou à stocker ces informations pour l'organisation.
 

5. traitement des données personnelles et confidentialité

Pour vous permettre d'accéder à Workaniser, Randstad a besoin de certaines données personnelles. 
Randstad traitera ces données avec soin et confidentialité, comme indiqué dans la déclaration de confidentialité de Randstad.

quelles données personnelles?

Les informations minimales requises sont:

  • nom, prénom, sexe, adresse postale;
  • lien avec la structure organisationnelle du client;
  • les rôles pour chaque lien avec la structure organisationnelle.

En option, un numéro de téléphone mobile est également ajouté.

objectif et base juridique du traitement?

  • enregistrer la personne de contact en tant qu'"utilisateur" de Workaniser pour lui donner accès aux informations nécessaires dans le cadre de la fourniture de services de Staffing et de la communication qui y est associée.
  • base juridique: exécution du contrat

responsable du traitement?
Randstad est le responsable du traitement des données personnelles enregistrées de "l'utilisateur" au sens de la Loi du 30 juillet 2018 et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

transparence
Le traitement des données personnelles de la personne de contact a lieu conformément à la déclaration de confidentialité pour les relations commerciales de Randstad et les conditions d'utilisation de ce document.

conservation des données
Les données personnelles du contact resteront dans Workaniser aussi longtemps que cette personne de contact est la personne autorisée à communiquer avec Randstad au nom de l'Organisation et tant que la collaboration entre Randstad et l'Organisation n'a pas pris fin.

droits liés au RGPD
La mise en œuvre du RGPD n'est pas automatisée dans Workaniser, elle est prise en charge manuellement par l'envoi d'un e-mail à votre contact.

localization du traitement
Les données personnelles sont traitées exclusivement dans l’UE par Randstad.
 

5.2 traitement des données personnelles des (candidats) travailleurs intérimaires

Les informations figurant dans Workaniser sont de nature confidentielle et contiennent les données personnelles de (candidats) travailleurs intérimaires. Vous devez traiter ces informations avec précaution. Les données personnelles échangées par l'intermédiaire de Workaniser sont nécessaires à l'exécution des services staffing et dans le cadre de l'emploi des travailleurs intérimaires par l'organisation et elles ne peuvent être utilisées dans ce contexte que pour: 

  • l'affichage et le traitement des demandes
  • la planification du travail dans l'organisation
  • la vérification et, si nécessaire, la correction des déclarations horaires soumises
  • l'identification/l'enregistrement des (candidats) travailleurs intérimaires
  • l'évaluation de l'aptitude et de la disponibilité des (candidats) travailleurs intérimaires pour l'exécution de la demande/mission
  • les informations internes de gestion
  • la consultation des documents (facture, bilan social)

Au sens de la Loi du 30 juillet 2018 et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, ci-après dénommée "Loi sur la protection de la vie privée", Randstad est considérée comme le responsable du traitement des données de ses candidats/intérimaires. L'organisation est également considérée comme le responsable du traitement des données personnelles des candidats/intérimaires/de ses propres travailleurs ou des travailleurs de sociétés externes qu'elle traite sur la base de ses responsabilités [et] de ses bases juridiques. En tant que responsables du traitement, Randstad et l'organisation sont tenues de préserver la confidentialité de ces données personnelles, conformément à la Loi sur la protection de la vie privée et aux lois et règlements connexes.
 

5.3 les informations figurant dans Workaniser ne peuvent être mises à la disposition de tiers, sauf si cela se fait dans le cadre de l'exécution d'une obligation légale, du contrat de prestation de services et/ou avec l'accord de Randstad.

5.4 dans la mesure où les informations que vous fournissez comprennent des données personnelles, Randstad supposera que vous disposez d'une base légale appropriée pour fournir ces données personnelles en vertu de la loi sur la protection de la vie privée. Vous et le client serez responsables vis-à-vis de Randstad de tout dommage consécutif à l'absence de cette base légale ou à tout autre manquement aux lois et règlements visés au paragraphe 2 lors de la fourniture et du traitement des données personnelles, et vous préserverez Randstad contre d'éventuelles revendications de tiers à cet égard.

5.5 les données personnelles sont traitées exclusivement dans l’UE par Randstad.
 

6. clause de non-responsabilité

6.1 les informations figurant dans Workaniser ont été compilées avec le plus grand soin. Randstad ne peut toutefois pas garantir qu'elles sont toujours correctes, complètes et/ou à jour. Des imperfections peuvent par exemple découler du fait que Randstad dépend d'informations provenant de tiers, comme les travailleurs intérimaires, des processus administratifs utilisés, de la technologie utilisée, des installations de télécommunication ou du média Internet. Aucun droit ne peut donc être déduit des informations figurant dans Workaniser. Randstad se réserve le droit de modifier ces informations sans préavis, par exemple si elles sont incorrectes ou qu'elles ne sont plus d'actualité.

6.2 randstad s'efforce de faire fonctionner son site web correctement et de le protéger contre toute utilisation non autorisée et/ou illégale. Randstad ne peut toutefois pas garantir un fonctionnement ininterrompu, la disponibilité et la sécurité de Workaniser. Workaniser peut être temporairement inaccessible et/ou ne pas fonctionner correctement, par exemple en raison de pannes des installations de télécommunications, du média Internet et/ou de la maintenance du site web. Randstad ne garantit pas non plus que Workaniser est exempt de virus, contamination ou autres éléments nuisibles, ni que des tiers, notamment d'autres utilisateurs, ne puissent avoir illégalement accès à vos données et les utiliser à leurs propres fins. Randstad exclut toute responsabilité pour les actes ou omissions d'autres utilisateurs de Workaniser et de tiers concernant ou liés à votre utilisation de Workaniser. Vous utilisez Workaniser à vos propres risques.

6.3 vous êtes entièrement responsable de votre utilisation de Workaniser et devez préserver Randstad des revendications de tiers liées à ou découlant de votre utilisation de Workaniser et/ou des informations figurant dans Workaniser.

7. sécurité

Randstad accorde une grande importance à votre vie privée et à la sécurité de vos données personnelles et de celles des (candidats) intérimaires. Il nous incombe de veiller à ce que toutes les données personnelles qui nous sont confiées soient traitées conformément à la Loi sur la protection de la vie privée [et] à la législation applicable en matière de protection des données. Pour plus d'informations sur les mesures de sécurité appliquées dans Workaniser, vous pouvez consulter le technical whitepaper.

Si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement à l’adresse information.security@randstadgroup.be.

8. droit applicable et tribunal compétent

Les chambres néerlandophones des cours et tribunaux de Bruxelles, Division de Bruxelles, auront la compétence exclusive pour connaître de tout litige découlant des présentes conditions d'utilisation ou s'y rapportant, de votre accès à Workaniser et de son utilisation, ainsi que de tous les litiges et questions y afférents. Seul le droit belge est applicable, à l'exclusion des règles de renvoi qui y sont prévues.