Terwijl heel wat organisaties nog worstelend in de startblokken zitten, ging Stad Gent twee jaar geleden al volop aan de slag met AI. De missie was helder: eerst een sterke fundering leggen door een cultuur te bouwen die mensen goesting geeft om op een veilige en duurzame manier met AI te experimenteren. Om vervolgens van daaruit versneld door te bouwen.
We spraken met Liesbet Vandewalle, HR-expert bij Stad Gent over de sleutelrol van HR bij die aanpak.
mee aan de tekentafel
Wat de aanpak van Stad Gent fundamenteel anders maakt? Volgens Liesbet mag de implementatie van AI in een organisatie niet zomaar bij IT geparkeerd worden. Logischerwijs belanden digitale vraagstukken automatisch daar, maar de AI-evolutie is van een heel andere orde: veel ingrijpender, breder en met impact op de hele organisatie.
"Al te vaak zien we dat het een IT-feestje wordt. Maar AI is géén IT-feestje," legt Liesbet uit. "Het is een organisatiebrede transformatie. Zorg er dus voor dat HR mee aan de tekentafel zit, want het is cruciaal om je medewerkers mee te krijgen. En hoe je dat het beste doet, dat weet HR veel beter dan IT."
AI is geen IT-feestje. Het is een organisatiebrede transformatie. En om die in goede banen te leiden, moet HR mee aan de tekentafel.
zoveel mogelijk experimenteren met AI
Dat human resources bij Stad Gent wel degelijk van bij de start mee aan de tekentafel zat, blijkt duidelijk uit hun aanpak.
"Veel organisaties houden de deur radicaal dicht of beperken het gebruik van AI uit angst voor de risico's. Maar dan riskeer je shadow AI, het gebruik van AI-tools zonder dat de organisatie het weet, omdat jouw mensen toch de weg naar AI-ondersteuning vinden. Dan heb je totaal geen zicht meer op wat ze ermee doen," waarschuwt Liesbet.
"Wij stimuleren onze medewerkers om zoveel mogelijk te experimenteren met AI-tools en geven hen daarbij richtlijnen en de nodige begeleiding om dat op een verantwoorde, veilige en duurzame manier te doen."
AI-geletterdheid voor iedereen
Liesbet benadrukt dat ze daarvoor alle medewerkers mee in bad wil. Niet alleen de medewerkers die een kantoorjob hebben.
"We willen dat iedereen mee is, niet alleen de bedienden maar ook onze arbeiders," duidt Liesbet. "Het klopt niet dat er medewerkers zijn die AI niet nodig hebben. Ook de mensen die vroeger de schade aan de weg optekenden met potlood en papier, bijvoorbeeld, hebben vandaag iPads met AI-ondersteuning om de staat van de wegen in de stad te registreren. Ook voor hen mag AI geen drempel zijn."
Deze inclusieve visie van Stad Gent vertaalt zich in een opleidingsaanbod dat rekening houdt met verschillende achtergronden en behoeften:
- een korte introsessie van twee uur over 'Wat is AI?'
- een prompting-training voor wie dieper wil gaan
- een dagopleiding voor wie wil leren schrijven met AI
- snackable video's en microlearnings voor tussendoor
- lunchlezingen met interne en externe sprekers
We willen dat al onze medewerkers mee zijn. Het klopt immers niet dat er medewerkers zijn die AI niet zullen nodig hebben.
AI-beleid en kernteam
Stad Gent maakt ook werk van een heldere strategische blueprint voor het gebruik van AI. Ze ontwikkelden een missie en visie en stelden een kernteam - mét een zitje voor HR - samen dat de strategische en operationele AI-vraagstukken behandelt. En AI-use cases evalueert.
"We ontwikkelden een AI-beleid en klikten onze richtlijnen vast op basis van de richtlijnen van de Vlaamse Overheid," verduidelijkt Liesbet. "Ook voor HR formuleren we antwoorden op vragen als: Hoe ver willen we gaan met AI? Wat automatiseren we en waar blijft de mens absoluut in de loop? Door zulke keuzes expliciet te maken, schep je duidelijkheid én vertrouwen."
plannen voor de toekomst
Stad Gent heeft ook ambitieuze plannen voor de toekomst.
“We plannen een organisatiebrede skills gap-analyse met de ondersteuning van een bestaande AI-tool”, blikt Liesbet vooruit. “Vandaag vormen onvoldoende schone data nog een obstakel, maar een nieuw HR-systeem moet dit binnen een aantal jaar mogelijk maken".
“Ook voor een doorgedreven strategic workforce planning zien we een belangrijke rol weggelegd voor AI in de nabije toekomst. Daarnaast onderzoekt de organisatie de oprichting van een ethische werkgroep rond AI.”
Het gesprek afsluiten doet Liesbet als gepassioneerde AI-ambassadeur met deze oproep:
“Je kan medewerkers niet vragen om mee te zijn, als je zelf aan de zijlijn blijft staan. Zorg dat je weet wat er mogelijk is. Plan tijd in om te experimenteren: test een tool, maak een avatar, crunch een dataset, maak een mindmap, spar rond uitdagingen die je wakker houden, maak een podcast, speel met prompts. Het lijken kleine dingen, maar ze geven je inzicht, vertrouwen én de puzzelstukjes die je nodig hebt om zelf mee aan het stuur te zitten van de transformatie.”