office manager (tijdelijk)

Als office manager ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse werking. Je combineert administratieve ondersteuning met facility management, HR-ondersteuning en organisatorische taken.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Office management: je staat in voor de dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning en waakt over een vlotte kantoorwerking.
• Facility management: je coördineert de facilitaire diensten en onderhoudt contacten met leveranciers en externe partners voor onder meer schoonmaak, receptie, elektriciteit en andere gebouwgerelateerde zaken.
• Administratie en financiën: je ondersteunt bij de verwerking van facturen, de opvolging van kosten en het budgetbeheer. De boekhouding wordt verzorgd door een extern boekhoudkantoor.
• HR-ondersteuning: je helpt bij de personeelsadministratie, de onboarding van nieuwe medewerkers en het beantwoorden van algemene HR-gerelateerde vragen. Hiervoor werk je nauw samen met de betrokken collega's.
• Communicatie: je bent een aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe contactpersonen en zorgt ervoor dat informatie correct en tijdig wordt doorgegeven.
• Eventorganisatie: je neemt een coördinerende rol op bij evenementen voor groepen van ongeveer 30 tot 300 personen. Je stemt af met het salesteam, de cateraar en andere betrokken partijen om alles vlot te laten verlopen.

Je krijgt een brede verantwoordelijkheid en geen twee dagen zijn hetzelfde. Je hoeft niet van alles specialist te zijn, maar je moet wel situaties zelfstandig kunnen inschatten, prioriteiten bepalen en proactief handelen.

Wat mag je verwachten?

• Een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• Een aangename werkomgeving met een fijne teamsfeer.
• Een moderne werkplek op een locatie vlak bij de luchthaven.
• Een bruto maandsalaris naar je ervaring
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag.
• Een laptop en gsm ter beschikking.
• Een voltijdse opdracht van 40 uur per week, met flexibele werkuren tussen 8.00 en 18.00 uur.

Het gaat om een tijdelijke vervangingsopdracht van enkele maanden tot maximaal twaalf maanden. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de verdere noden en de duur van de afwezigheid van de huidige medewerker. Voor deze functie is fysieke aanwezigheid op locatie belangrijk om de dagelijkse werking optimaal te ondersteunen.

Ben jij de zelfstandige en veelzijdige Office Manager die we zoeken? Solliciteer dan nu!