management assistent(e)

De hoofdopdracht behelst het verzekeren van het secretariaat en de administratieve opvolging van de overlegvergaderingen:

• Organisatie en logistiek van diverse overlegmomenten (Sectoroverleg, teamvergaderingen, enz.).
• Voorbereiding van de vergaderingen: Opvolgen dat de noodzakelijke documenten (in de juiste format) aan de betrokkenen worden overgemaakt, 7 dagen vóór de vergadering.
• Opstellen en valideren van de verslagen van de vergaderingen (PV).
• Verzekeren dat alle punten op de juiste overlegorganen besproken worden.
• Opvolgen van de kengetallen en indicatoren (KPI's).
• Afstemming/opvolging van de documenten (input) met de betrokken partijen.

Voor deze functie is geen specifieke kennis of ervaring in het domein vereist, maar een proactieve en nauwkeurige houding is essentieel.

• Ervaring: Geen specifieke ervaring gevraagd.
• Taalcompetenties: Tweetaligheid of een uitstekende beheersing van het Nederlands is een grote troef voor het opstellen van de PV's (het werk vindt plaats voor de Vlaamse Gemeenschap).
• Administratieve competenties: Nauwkeurigheid, organisatie, uitstekende schriftelijke vaardigheden (verslaggeving) en zin voor opvolging.
• Beschikbaarheid: Beschikbaar zijn voor een contract van 6 maanden, verlengbaar.