executive assistant / directie-assistent(e) (nl/fr/en)

Directie-assistentie voor 5 afdelingshoofden

• Proactief beheer van de agenda’s en coördinatie van vergaderingen.
• Organiseren van afspraken, zaalreserveringen en catering.
• Regelen van zakelijke reizen en verplaatsingen.
• Opvolgen van de dagelijkse administratie (onkostennota's, handtekeningen, IT-aanvragen, Ask Nestor, interne communicatie).

Administratieve en logistieke ondersteuning van de teams:

• Coördineren van complexe en overkoepelende vergaderingen met diverse belanghebbenden.
• Beheren van collectieve agenda's, zaalboekingen en catering.
• Organiseren van teamreizen en logistieke ondersteuning bij events, workshops en seminars.
• Opvolgen van interne post, kantoorbenodigdheden en ondersteuning van belangrijke overlegorganen.

• Talenkennis: Vloeiende communicatie in het Nederlands en Frans (zowel mondeling als schriftelijk) is essentieel voor deze rol. Je kunt tevens vlot functioneren in een Engelse werkomgeving.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie (directie-assistentie of senior support).
• Organisatievermogen: Uitstekende capaciteiten op het vlak van planning, coördinatie en het prioriteren van taken met een sterk anticiperend vermogen.
• Houding & Vaardigheden: Proactief, discreet, stressbestendig en sterk servicegericht met uitstekende netwerkkwaliteiten.
• IT-kennis: Grondige beheersing van het Microsoft Office-pakket en digitale communicatiekanalen.