Annelies-onboarding

“Wees welkom in mijn bedrijf”. Het liefst vertel je dat in levende lijve aan een nieuwe medewerker, maar in tijden van corona grijpen we noodgedwongen terug naar digitaal onboarden. Hoe maak je van deze nood een echte deugd?

“Genoeg variatie inbouwen, is de hoeksteen van een goede online onboarding”, opent Annelies Vanden Houte, Senior Learning Advisor bij Randstad Group, als we haar vragen naar de keukengeheimen die ze sinds maart heeft ingezet om van de online onboardings een succes te maken. Bij Randstad vinden om de twee weken onboardings plaats met een tiental deelnemers. In totaal heet Randstad op die manier 300 tot 400 medewerkers per jaar welkom. Normaal gezien dompelen Annelies Vanden Houte en haar collega’s nieuwkomers drie dagen onder op het hoofdkantoor van de groep. Sinds corona gebeurt dat online, maar het volstaat niet om je offline opleiding even live op het scherm te brengen, vertelt Vanden Houte. Welke tips heeft zij in petto?



1. train de trainer

De onboarding bij Randstad bestaat uit een mix van bedrijfsinformatie, jobinformatie en een commerciële training. Daarvoor schakelt Randstad een mix van trainers in. De knop omdraaien naar digitaal onboarden begint bij hen, zegt Annelies. “Intern beschikken we over om en bij 150 mensen die trainingen geven. Ook hen hebben we eerst moeten opleiden in het geven van online trainings. Hoe werk je met online tools, hoe las je pauzes in, hoe creëer je variatie, enzovoort.”


2. varieer op alle niveaus

Variëren tijdens de onboarding is één van de stokpaardjes van Annelies. “Op zich is dat offline niet anders”, zegt ze, “maar online is het toch wel belangrijk om alle niveaus van variatie in het oog te houden. Je hebt ten eerste variatie in beweging. Vraag de deelnemers om eens recht te staan, ga allemaal op hetzelfde moment om een koffie of vraag hen om hun brievenbus leeg te maken. Die kleine bewegingen zijn belangrijk. Offline gebeurt het haast vanzelf, online mag je ze niet vergeten.” Daarnaast hamert Annelies op inhoudelijke variatie en stipt ze de meerwaarde van technologie aan. “Offline gebruik je variaties als een brainstorm, een rollenspel, een oefening of opzoekwerk. Dat kan je ook online en tools helpen daarbij enorm. Zet een quiz of een poll op, zorg voor interactie, vraag om iets online op te zoeken en een kwartier later terug te koppelen, enzovoort.”


3. vind balans in de training

Aan variatiemogelijkheden geen gebrek, maar kom je dan vanzelf tot een warme, aangename en leerrijke onboarding? “Het klopt dat je op zoek moet naar het juiste evenwicht”, beaamt Annelies. “Een goede online onboarding houdt drie elementen in balans. Naast het fysieke, waarbij je regelmatig voor beweging zorgt, moet je ook mentaal en emotioneel de juiste snaar raken. Mentaal betekent training geven op het juiste niveau: sla je publiek niet om de oren met te moeilijke informatie, maar maak het ook niet te kinderachtig. Emotioneel goed werken, betekent dat je mensen op hun gemak moet kunnen stellen.”


4. schat je publiek goed in

Mensen online op hun gemak stellen, klinkt eenvoudiger dan het is. De non-verbale communicatie ontbreekt grotendeels en voor sommige deelnemers is het een grote stap om zich in een online gesprek met een tiental nieuwe collega’s te manifesteren. “Weet dat je in elke groep mensen hebt die op hun manier informatie verwerken. De ‘interne processor’ denkt liever na en formuleert dan een mening, de ‘externe processor’ vormt zijn punt door in de groep te spreken. Je kan daarop inspelen door bij de start de intern gerichte mensen op hun gemak te stellen. Geef aan dat ze op hun manier een mening mogen vormen, maar dat je hen op gepaste momenten zal aanspreken. Houd dat ook bij: wie kwam al aan het woord en wie niet? Zo vermijd je dat mensen te veel op de achtergrond blijven.”

 

5. hoog bezoek is welkom

Met een goed gevarieerd en interactief programma kan je ook online de nodige info geven aan nieuwe werknemers, maar hoe breng je de bedrijfscultuur goed over? Denk aan de vele familiale bedrijven waar iedereen de baas met zijn voornaam aanspreekt. Botst zo’n gevoel van samenhorigheid met het computerscherm? “Bij Randstad doen we ons best om online duidelijk te maken dat we een vlakke organisatie hebben waarin iedereen open vragen mag stellen”, zegt Annelies. “In onze online onboardings komen bijvoorbeeld directieleden langs, ook onze CEO Herman Nijns. Dat is heel belangrijk. Het maakt duidelijk dat een directielid niet meneer of mevrouw is, maar dat je hem of haar kan aanspreken bij naam en vragen wat je wil weten.”

 

6. heb oog voor kleine dingen

Online onboarden met een groep van nieuwe collega’s kan op deze manier een fijn alternatief worden, maar kan elk bedrijf ermee aan de slag? Voor een KMO die maandelijks één of twee werknemers aanwerft, is het misschien bevreemdend om drie dagen met één medewerker te onboarden. “Klopt”, zegt Annelies Vanden Houte, “maar ook daar moet het kunnen mits een goed uitgekiende variatie. Doe een sessie samen, laat de medewerker voorbereidingen maken of lezen over belangrijke elementen, doe dan opnieuw een sessie samen en zet in op open vragen. Meer nog dan het aantal deelnemers is het belangrijk om je bedrijf goed over te brengen en de kleine dingen niet te vergeten. Eet iedereen ’s middags samen? Hoe ziet de werkplaats eruit? Dat kunnen stresselementen zijn voor wie nieuw is. Hoe sneller je mensen op hun gemak stelt, hoe sneller ze zullen renderen in je organisatie.”


Ben jij nog op zoek naar een tijdelijke of vaste medewerker waarop je deze tips van Annelies wil toepassen?