Hoe ziet werk eruit na corona? De meerderheid van de werknemers verkiest een hybride werkplek. Waar iemand werkt, hangt vaak af van de geplande activiteiten van de werkdag. Thuis, op kantoor of vanop afstand. Wil je als werkgever hybride werken mogelijk maken? Deze do’s en don’ts helpen je vooruit.
do’s:
met je werknemers overleggen
De ideale organisatie van werk is voor iedereen persoonlijk. Plan daarom regelmatig overleg in met je medewerkers. Waar voelen ze zich goed bij en wat kan beter? Dat helpt je een hybride werkmodel te creëren, met heldere afspraken om de productiviteit en het enthousiasme te bewaren, terwijl je werknemers een gezonde balans vinden tussen werk en privé.
duidelijke verwachtingen stellen
De Randstad Workmonitor toont aan dat 27% van de werknemers nood heeft aan een solide beleid over werkuren. En 24% wil heldere regels rond werken vanop afstand of op locatie. Werknemers willen weten wat hun verantwoordelijkheden zijn, of ze nu thuis of op kantoor werken. Ze willen ook precies weten hoe je hun prestaties meet en met wie ze contact kunnen opnemen bij problemen. Het is daarom zinvol om met je werknemers duidelijke afspraken te maken
in communicatietools investeren
Communicatie vormt de grootste uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat je collega’s altijd en overal met elkaar in contact blijven? Er zijn heel wat mogelijke tools beschikbaar, van Microsoft Teams tot Slack. Kies samen met je werknemers de juiste tools die het beste passen bij jouw werkmodel.
je kantooromgeving herinrichten
Bij hybride werken hoort een aangepaste werkomgeving. Op kantoor ontmoeten werknemers elkaar. Er is ruimte om samen te werken en om te vergaderingen. Er zijn plekken voor teambuildings, brainstormsessies en trainingen. Je kantoor aanpassen betekent niet altijd dat je grondige renovaties moet uitvoeren of moet verhuizen. Omdat de capaciteit op kantoor door hybride werken lager is, kan je bijvoorbeeld een gedeelde kantoorruimte creëren en de ongebruikte werkplekken ombouwen tot vergaderruimten.
van veiligheid een prioriteit maken
Heel wat werknemers zijn bang om naar het kantoor terug te keren. Bijna de helft van hen is bezorgd om corona op te lopen. Je kan als werkgever heel wat doen om die angst weg te nemen: mondmaskers en handgel voorzien, testprocedures opstellen en afstand creëren tussen de werkplekken. En met een flexibele werkplanning voorkom je dat iedereen tegelijk op kantoor is.
don’ts:
je werknemers zelf laten kiezen wanneer ze thuiswerken
Als je werknemers hun thuiswerkdagen zelf kiezen, is je kantoor leeg op maandag en vrijdag, en overvol op de andere dagen. Bovendien kan het zijn dat teamleden nooit op dezelfde dag op kantoor zijn. Dat maakt samenwerken moeilijk. Een werkbaar hybride model is er één waarbij teamleiders samen met hun werknemers de momenten bepalen waarop ze vanop afstand werken. Het model werkt het beste als er werkschema's worden ingesteld op team-, afdelings- en bedrijfsniveau.
snel permanente beslissingen nemen
Een hybride werkmodel ontwikkelen kost tijd en voortschrijdend inzicht. Beslissingen die je vandaag neemt, moet je volgende week misschien herzien. Laat je werknemers daarom weten dat het hybride model een work in progress is. En dat je het op vaste momenten zal evalueren en indien nodig bijsturen.
een 'wij versus zij'-gevoel creëren
Veel werknemers zijn gewend om op kantoor te werken. Ze denken er dan niet aan om hun thuiswerkende collega’s te betrekken. Hoe kan je dat vermijden? Vraag je teamleaders om een end-of-day memo op te stellen, een kort mailtje met een update over de dag. Dat zal ook andere collega’s aansporen om relevante info te delen.
je werknemers digitaal overbelasten
Digitale burn-out, het bestaat. Recent onderzoek van Microsoft laat zien dat het aantal teamvergaderingen tussen 2020 en 2021 is verdubbeld. En dat die vergaderingen vaak tot drie keer langer waren. Er was ook een piek in het aantal chatberichten en e-mails. En dat leidt tot digitale stress.
Zo kan je digitale burn-out vermijden:
- Moedig je werknemers aan een agenda op te stellen voor elke meeting
- Sta toe dat mensen een moment kiezen waarop ze niet gestoord willen worden
- Vraag je werknemers om na te denken over waarom en naar wie ze een mail sturen.
alleen maar op werk focussen
‘All work and no play makes Jack a dull boy’. Daar zit waarheid in. Werknemers die geen pauze nemen zijn minder creatief. Bovendien laat de Randstad Workmonitor zien dat 27% van de thuiswerkende werknemers zich soms geïsoleerd voelt. De oplossing? Af en toe gemeenschappelijk pauzes voor onsite én thuiswerkende medewerkers. Denk aan virtuele koffiepauzes, trivia-spelletjes tijdens de lunch of zelfs een virtueel happy hour na de kantooruren.