Management assistent - 6 maanden - tijdelijk

11-7-2019 lubbeek
bedrijfsprofiel

Voor een bedrijf in Lubbeek zoekt Randstad een tijdelijke administratieve ondersteuning voor een directielid van het Management Comité. Deze persoon zal instaan voor alle administratieve en organisatiegebonden taken overeenkomstig interne en externe
procedures en reglementen, teneinde bij te dragen tot een goede administratieve werking van de directie.

jobomschrijving

Als Management Assistant zullen onderstaande verantwoordelijkheden tot jouw dagelijkse taken behoren :
- Bieden van secretariële ondersteuning.
- Onderhouden van interne/externe contacten & verzorgen van communicatie.
- Verzamelen van gegevens voor het opmaken van dossiers.
- Dossiers en syntheserapporten opstellen.
- Confidentieel behandelen van gevoelige informatie.
- Bieden van logistieke ondersteuning aan de directie.

Je zal tevens onderstaande taken ter harte nemen:
- Uitvoeren van diverse administratieve taken.
- Instaan voor verwerking/verdeling van inkomende post.
- Inbrengen en beheren van gegevens in databanken.
- Bevorderen en onderhouden van interne en externe contacten.
- Regelen van afspraken, bijhouden van agenda's en verzorgen/opvolgen van (telefonisch) onthaal.
- Verzorgen van correspondentie (intern - extern - vertrouwelijk), waaronder ook faxen en e-mailen (Frans- en Nederlandstalig).
- Verzamelen van informatie nodig voor besprekingen, vergaderingen, verslagen, dossiers.
- Opstellen en bijhouden van diverse syntheserapporten en statistieken.
- Opstellen en analyseren van dossiers, budgetten en opstellen van verslagen.
- Voorbereiden/verzorgen/organiseren en instaan voor nazorg van interne en/of externe vergaderingen.
- Deelnemen aan bepaalde vergaderingen en opmaken van het verslag.
- Zorgen dat tijdens afwezigheid van het MC-lid de werking van de directie verder blijft lopen, m.a.w. binnen afgebakende verantwoordelijkheid de nodige handelingen treffen.

jouw aanbod

- Zeer goede kennis Nederlands en basiskennis Frans (vooral geschreven).
- Je kan je verplaatsen naar Lubbeek, maar bent ook bereid om sporadisch samen met de directeur naar Brussel te gaan.
- Je kan zelfstandig werken. Je zal weinig ondersteuning en begeleiding kunnen krijgen aangezien de directeur slechts 1 dag in Lubbeek is.
- Je kan kan goed werken met Sharepoint en het Office pakket.
- Je bent zeer nauwkeurig en discreet.
- Je kan goed verbanden leggen en kan door middel van je helikopterview alle zaken overzichtelijk houden.

wat bieden wij?

- Een uitdagende, administratieve functie van minstens 6 maanden.
- Je hebt glijdende uren, maar bent bereid om af en toe 's avonds wat langer te blijven (bijv. meeting in Brussel). Dit is sporadisch.

overzicht
functie
secretaresse (m/v)
jobtype
voltijds
contracttype
tijdelijke opdracht
sector
Grafisch en reclame
referentie
DUORS-1090799
contact informatie
Katrijn of Paulien
leuven_811@randstad.be 016 30 12 61
016 30 12 61

kantoorinformatie
Leuven Diestsevest
Diestsevest 14
3000 LEUVEN
003216301260
003216301260