Een check-in is een gewoonte, bedoeld om bij de start van een bijeenkomst of een meeting iets te zeggen over jezelf en zo te verbinden met elkaar en met wat er te doen staat. Waarom is zo’n check-in belangrijk? Wel, als leidinggevende of collega kan je alleen maar goed voor elkaar zorgen als je elkaar genoeg kent en weet welke noden er zijn. Dat kan je alleen weten door ernaar te vragen én te luisteren.
We kunnen elkaar niet fysiek ontmoeten, dus werken we virtueel. Juist nu is aandacht voor een goede check-in nog belangrijker. De spontane babbel die ontstaat wanneer je elkaar op de parking, in de gang of aan de koffiemachine ontmoet, is immers weggevallen.
bereid je voor
Hoe vervang je die momenten? Je moet je er meer bewust van zijn, je moet doordacht voorbereiden en kiezen welke vorm van check-in je wilt doen. Een goede check-in vraagt een open, veilige, warme sfeer. Het werkt niet om een gevoelsvraag te stellen als je mensen niet eerst (virtueel) welkom heet. Komt er iemand later in de meeting? Laat dan merken dat je hem of haar gezien hebt, heet die persoon welkom en vertel kort wat jullie aan het doen zijn.
Stem de check-in af op het doel van de bijeenkomst of de meeting:
- Is het one-2-one of een groepsbijeenkomst of -meeting?
- Wil je een brainstorm en veel creativiteit op gang brengen of houd je een overleg om lopende projecten te bespreken?
- Gaat de meeting over een moeilijk te brengen boodschap of is er een intervisie voorzien?
neem de tijd
Zijn jullie leden van een team dat elkaar dagelijks hoort? Dan zal je check-in korter zijn en minder aandacht vragen. Zijn jullie een team dat met meer afstand werkt of hebben jullie elkaar lang niet gesproken? Maak er dan voldoende tijd voor!
Wie zijn de andere gesprekspartners? Gaat het om extraverte vertellers of beschouwende observators of is het – meer waarschijnlijk – een mooie mengelmoes? Ook dat vraagt even reflectie: welke keuze maak je om ervoor te zorgen dat iedereen die iets wil zeggen ook echt aan bod kan komen?
De meest evidente vraag is: “Hoe gaat het met je?” Het is een heel waardevolle vraag... maar alleen als je er ook echt naar luistert. Je kan er een kort antwoord op krijgen of er heel veel info mee losweken.
In een virtuele ruimte kan je moeilijker mensen ‘lezen’ dan face-to-face. En toch, zoals onze collega Ann Schils het verwoordde: “Energie kan je ook voelen door de draad.” Je kan dus ook in een virtuele meeting merken hoe het met de ander is – als je maar al je zintuigen openzet en vragen stelt. Empathisch zijn vraagt meer moeite. Wees alert om non-verbale signalen te capteren, dat kan natuurlijk het best als bij iedereen de camera aanstaat.
Een grondige check-in vraagt dus tijd. Een rondje met de vraag “Hoe gaat het met je?” kan deugd doen en je veel info geven over wat te doen, hoe elkaar te helpen… En ja, het kan ook het grootste deel van de tijd van je meeting opeisen.
zorg voor variatie
De collega’s mogen echter niet het gevoel krijgen dat je een verplicht nummer opvoert. Zorg dus voor oprechte interesse. En dus voor variatie in jouw check-ins!
- maak er soms lang tijd voor en stel verdiepende vragen, kortom: ga in de vertraging
- kies voor een voorbereidingsvraag die je al met elkaar deelt voor de meeting
- gebruik niet altijd dezelfde volgorde: zo houd je de deelnemers alert en in luistermodus
- gebruik interactieve vormen waarbij je een korte vraag laat beantwoorden - via chat, Jamboard, beelden, foto’s, quotes,...
- varieer in de vragen die je stelt:
- hoe gaat het met je?
- hoe ben je vandaag je dag gestart?
- hoe was je vakantie?
- waar kijk je naar uit deze week?
- waar heb je deze week over gevloekt?
- welke inspiratie wil je opdoen?
- welk weetje wil je delen voor we starten?
- is er een droom die past bij hoe je je nu voelt?
- is er iets waar je je momenteel zorgen over maakt?
doe ook een check-out.
Sluit een meeting niet bruusk af, maar pols bij de mensen even hoe ze in de meeting zaten. Hoe verlaten ze de meeting: wat nemen ze mee, wat is nodig als volgende stap? Dat kan zowel gevoelsmatig (relationeel) zijn of inhoudelijk.
Bij Randstad promoten we de check-ins! Want dankzij een check-in connecteer je, hoor je wat er leeft, krijg je relevante input voor de bijeenkomst of de meeting en weet je waar je best op terugkomt . Het is “reculer pour mieux sauter”: een investering die een efficiënte, effectieve en aangename bijeenkomst of meeting oplevert. Veel succes met jouw check-in!
Vind je leuk wat je leest en wil je ons beter leren kennen of wil je bij ons aan de slag?