wat is een secretaresse?

Een secretaresse is een administratieve duizendpoot die de administratieve lasten overneemt van andere of hooggeplaatste werkenmers binnen een bedrijf. In deze rol werk je nauw samen met je leidinggevende en leer je hun persoonlijke voorkeuren kennen. Je leidinggevenden zijn CEO’s, voorzitters van de raad van bestuur, bestuursleden, directors & managers. 

Als secretaresse reviseer je de speeches, neem je telefoontjes aan en bereid je publiciteitsmateriaal voor. Dankzij jouw werk kunnen leidinggevenden zich concentreren op de kerntaken van hun job en hoeven ze zich niet meer bezig te houden met de dagelijkse managementtaken. 

Hoewel je een ondergeschikte rol vervult, ben je in een positie waarin je leidinggevenden kunt adviseren over belangrijke zaken. Je hebt toegang tot intern beleid en memo’s die je waardevolle inzichten geven. Je bent in staat om teamleiders aan te sturen, bestuursleden te begeleiden en je leidinggevenden op de hoogte te houden van nieuwe gegevens. Als secretaresse sta je dicht bij je leidinggevende en moet je goed in staat zijn om privé en werk optimaal te scheiden. 

bekijk alle jobs
1

loon van een secretaresse

Het startloon van een secretaresse ligt tussen €2.043 en €2.691. Na vijf jaar ervaring krijg je een maandelijks inkomen tussen € 2.491 en €3.250. Naarmate je meer ervaring krijgt als secretaresse zal je inkomen verder stijgen. 

2

soorten secretaresses

Hoewel secretaresses, management assistants en personal assistants vaak onder dezelfde noemer worden geschaard, zijn er toch enkele verschillen tussen deze soorten secretaresses. We nemen de meest voorkomende soorten secretaresses even onder de loep. 

  • management assistant of directiesecretaresse: als management assistant of directiesecretaresse ondersteun je leidinggevenden en senior managers. In kleine bedrijven werk je voor meerdere personen, terwijl je in grote bedrijven voor slechts een senior executive werkt. Jouw takenpakket bestaat uit het beheren van de agenda’s, het assisteren bij vergaderingen en het organiseren van evenementen en afspraken. 
  • personal assistant: een personal assistant is de rechterhand van de CEO. Je biedt ondersteuning bij allerhande administratieve en operationele taken, zodat de CEO zich kan richten op zijn managementtaken. 
  • office manager: een office manager ondersteunt de goede werking van het bedrijf door diverse administratieve taken uit te voeren. Je zit aan de receptie waar je klanten en zakenrelaties ontvangt, je werkt verschillende procedures uit en beheert het budget van het kantoor. In kleinere bedrijven plan je ook interviews met sollicitanten en help je de boekhouding met het beheren van facturen. 
  • medisch secretaresse: als medisch secretaresse help je mensen met een medische vraag en ontvang je patiënten. In deze functie is het belangrijk dat je patiënten op hun gemak kunt stellen en een luisterend oor kunt bieden. 
  • juridisch secretaresse: een juridisch secretaresse ondersteunt juristen bij hun communicatie en bij het opzoeken van documentatie. Een kennis van de juridische terminologie is onmisbaar om deze job te kunnen uitoefenen. Als juridisch secretaresse kun je zowel op een advocatenbureau als op de juridische afdeling van een bedrijf of de overheid werken.
1007.jpg
1007.jpg
3

werken als een secretaresse

Een secretaresse werkt in een snel veranderende omgeving. Flexibiliteit en organisatie zijn twee eigenschappen die je absoluut moet bezitten als secretaresse. Hieronder vind je een overzicht van het takenpakket en een typisch uurrooster van een secretaresse. 

4

opleidingen en vaardigheden

Om aan de slag te gaan als secretaresse, heb je volgende kwalificaties nodig:

  • opleiding: er zijn meerdere opleidingen die je kunt volgen om secretaresse te worden. Tijdens de bacheloropleiding organisatie en management leer je organiseren en communiceren. Bovendien krijg je de nodige ICT-vaardigheden en een algemeen-economische vorming. Ook een opleiding projectmanagement en bedrijfskunde helpen je vooruit in de functie van secretaresse. 
  • bijscholing: heb je momenteel een andere job en ben je geïnteresseerd om secretaresse te worden? Onder andere bij NHA en het centrum voor avondonderwijs kun je een opleiding tot secretaresse volgen. 
  • ervaring: op de job zelf leer je meer over het beleid en de procedures van het bedrijf. Voordat je directiesecretaresse kunt worden, heb je ruime ervaring in je bedrijf nodig. Een job als personal assistant of administratief assistent is een eerste stap in de richting van directiesecretaresse. 

competenties en eigenschappen van secretaresses 

De competenties en eigenschappen van een goede secretaresse zijn:

  • time management en organisatie: als secretaresse is time management en organisatie zeer waardevol. Je gebruikt deze vaardigheid om je leidinggevende te ondersteunen. Deadlines creëren en naleven, doelen vooropstellen en taken prioriteren behoren tot je dagelijkse taken. 
  • communicatieve vaardigheden: een secretaresse moet zowel mondeling als schriftelijk goed kunnen communiceren. Deze vaardigheden heb je nodig als je de telefoon of de mail beantwoordt. 
  • flexibiliteit: het werk van een secretaresse is dynamisch en vereist de nodige flexibiliteit om je aan de steeds veranderende situaties te kunnen aanpassen. Bovendien werk je soms buiten de kantooruren, ook hier wordt flexibiliteit gevraagd. 
  • taalvaardigheid: als je werkt voor een nationaal bedrijf is het noodzakelijk dat je minstens Nederlands en Frans spreekt. Heeft het bedrijf ook internationale klanten, dan is het handig dat je ook een mondje Engels spreekt.
5

FAQ

Hier vind je een antwoord op de meestgestelde vragen over secretaresses.

thank you for subscribing to your personalised job alerts.