betere feedbackgesprekken?

download onze checklist!
feedbackgesprek
feedbackgesprek

Een negatief evaluatiegesprek voorbereiden? Je krijgt al klamme handen en koud zweet wanneer je eraan denkt. Speel je voor bad cop en ga je je feedback onomwonden op tafel gooien? Of liever de graag geziene good cop die het geheel zachtjes verpakt? 

Feedback geven en krijgen kan een bron van stress zijn. Toch zijn er een aantal trucs en technieken die je helpen de klus te klaren.

 

Feedback geef je om bij te sturen waar nodig en om het beste uit je medewerkers te halen. Zodat de geoliede machine soepel blijft draaien. Maar is feedback wel zo nuttig? Onderzoek naar de resultaten van feedback is heel stellig: als het niet goed gedaan wordt, helpt het niet. Sterker nog, slechte feedback doet vaak meer kwaad dan goed. Het werkt contraproductief en remt het leerproces net af.

hang je sugarcoat aan de kapstok

Het grootste struikelblok bij feedback? Wij mensen blijken belabberde beoordelaars van elkaars werk te zijn. Onze evaluaties van anderen worden sterk gekleurd door ons eigen gevoel en onze onbewuste vooroordelen.

Feedback en evaluaties dan maar volledig afzweren? Integendeel: goede, onderbouwde feedback heeft absoluut een meerwaarde. Een kwalitatieve terugkoppeling met ruimte voor dialoog helpt je om een goede bedrijfscultuur tot stand te brengen en verhoogt de betrokkenheid en motivatie van je teamleden. Door je feedbackmodel te herzien en ruimte te maken voor weerwoord schets je een authentieker verhaal met wederzijds vertrouwen.

Bedrijven die wel een traditionele feedbackhiërarchie hanteren, durven zich schuldig te maken aan het sugarcoaten van feedback. Om toch maar zeker niet tegen zere schenen te trappen, grijpen managers terug naar voorzichtige technieken die uiteindelijk contraproductief werken. Het resultaat is een zwakke feedbackcultuur die grotendeels is gebaseerd op ontwijking, verwarring en zelfbedrog.

zozitdat
zozitdat
   

de sandwich is over datum

Het populairste voorbeeld van zo’n gezichtsreddende techniek is de sandwichmethode. Beginnen met positieve feedback, gevolgd door een negatieve brok om dan weer te eindigen op een positieve noot is een techniek om die negatieve feedback zo zacht mogelijk te laten landen. Fijn voor zowel de gever als de ontvanger, toch? Niets is minder waar.

Recent onderzoek van de Oklahoma State University benoemt drie redenen waarom het model tekortschiet:


1. de negatieve feedback wordt vergeten

De voornaamste killer van dit model? Dat is het regency effect, waarbij ons brein voornamelijk het eerste en laatste deel van een gesprek opslaat. De reden waarom je het gesprek in de eerste plaats voert – dat negatieve brokje in het midden – gaat dus volledig verloren.


2. mensen willen wél negatieve feedback krijgen

De sandwichmethode is ontworpen om zere tenen te vermijden. Toch blijkt dat mensen net op zoek zijn naar negatieve feedback. Omdat ze weten dat de leercurve en de uitdaging daar veel groter zijn.


3. het is onoprecht

De scherpe feedback verstoppen in een zachte verpakking is doorzichtig en komt manipulatief over. Daarbij wordt de positieve feedback – die je wel meende ­– meteen ongeloofwaardig.

zo zit dat - 2
zo zit dat - 2

bewezen technieken

Hoe je op een professionele manier verbeteringen bij je medewerkers aankaart? Door de jaren heen werden er verschillende methoden ontwikkeld die de evaluatie vlotter doen verlopen:


1. de ik-ik-jij-methode

Bij deze methode ga je uit van de feiten en nodig je de ander uit daarop te reageren. De techniek bestaat uit drie stappen. Eerst focus je op wat je zelf waarneemt, in plaats van de fout te benadrukken. Hoe? Vervang “Je hebt dat rapport weer te laat ingediend” simpelweg door “Ik zag dat je deze je twee van je deadlines deze week niet gehaald hebt.” Je benoemt de feiten zonder er een waardeoordeel aan vast te hangen.

Als tweede snijd je de reden van het gesprek aan. Daarbij benadruk je het negatieve gevolg van het gedrag dat je aan de kaak stelt. “Het voortdurend negeren van de deadlines geeft een ongeïnteresseerde en weinig gemotiveerde indruk.”

In de laatste stap check je of de feedback goed is doorgekomen en de toets je bij de ontvanger af of die zich kan vinden in wat je vertelt. Een belangrijke stap, want als dat niet zo is, zal er ook geen gedragsverandering volgen.


2. de feedforwardmethode

Dit is de roze bril onder de feedbackmethodes. Belangrijk bij deze techniek is de positieve benadering en de oplossingsgerichte focus. De toekomst staat centraal en leergierigheid is het sleutelwoord. Je kunt de feedforwardmethode toepassen on the go, door tips te geven. Maar je kunt ook vaste gesprekken inplannen op gezette tijden.

Bij feedforward geef je concrete tips en speel je in op specifieke gebeurtenissen. Bijvoorbeeld: “Bij de volgende evaluatie wil ik graag meer informatie over de status van het nieuwe marketingplan. Anders raken we achter op schema.”

In een feedforwardgesprek stel je vragen zoals:

  • Hoe ga je nu verder?
  • Wat moet je nog doen om je doel te bereiken?
  • Welke stapjes ga je eerst zetten?
  • Wat doe je als je klaar bent?
  • Wat ga je nu doen als je afgeleid wordt?
  • Hoe ga je het de volgende keer doen?


3. de 4G feedbackmethode

4G staat voor gedrag, gevoel, gevolg en gewenst gedrag. In die volgorde. De methode kent enkele gelijkenissen met de ik-ik-jij-methode. De 4G-methode is de geknipt techniek tijdens een gesprek met tegengestelde belangen of conflicten. Als voorbeeld nemen we het missen van deadlines.

Gedrag: Als eerste benoem je het gedrag van de ander zonder meteen aan te vallen. Net zoals bij de ik-ik-jij-methode. Voorbeeld: “Ik zag dat je deze je deze week twee van je deadlines hebt gemist.”

Gevoel: Welk gevoel roept het bovengenoemde gedrag op? Voorbeeld: “Ik krijg het gevoel dat je niet geïnteresseerd bent.”

Gevolg: Wat is het gevolg van het problematische gedrag? Als iemand deadlines mist en het werk op zijn beloop laat, raken de collega’s ook achterop met hun werk. Ook dit is belangrijk te benoemen omdat de ontvanger dit zelf misschien helemaal niet in de gaten heeft.

Gewenste gedrag: Welk gedrag wil je dat de ontvanger vanaf nu laat zien? Spreek dat ook uit. Zo is er geen sprake van miscommunicatie en weet de ontvanger precies wat er verwacht wordt.


4. 360-gradenmethode

Tijdens deze methode worden je werknemers beoordeeld door meerdere mensen. Je bepaalt duidelijke doelen per werknemer en selecteert een goed feedbackteam. Dat team bestaat uit collega’s, klanten, leveranciers en andere betrokkenen die regelmatig met de werknemer te maken hebben.

Om enige partijdigheid uit te sluiten blijft het feedbackteam ook anoniem. Stuur alle leden van het team een eenvoudig en snel in te vullen beoordelingsformulier. Een vragenlijst met 20 goed gekozen vragen volstaat om de prestaties van je werknemer te schalen van 0 tot 10. Maak op het einde ook plaats om extra feedback neer te pennen.

Met de 360-gradenmethode verkrijg je feedback vanuit verschillende invalshoeken. Op die manier krijg je een compleet beeld van je werknemer.


Betere feedbackgesprekken?

Download de checklist voor een effectief feedbackgesprek.

zo zit dat - 3
zo zit dat - 3