heropstart na lockdown: Volvo Car Gent.

Op maandag 4 mei hernam Volvo Cars in Gent de productie. Dat was zeker geen sinecure, wat hoe garandeer je een veilige omgeving voor meer dan 6.000 werknemers? Voor de autobouwer zat de sleutel in de voorbereiding en die startte lang voor het einde van de tunnel in zicht was.

Het voorbereiden van de heropstart van de productie bij de Gentse vestiging van Volvo Car begon meteen na de geleidelijke stopzetting ervan midden maart. “Een groep van zo’n 200 mensen heeft de hele fabriek gescreend”, legt Communication Manager Barbara Blomme uit. “Dat proces deelden we op in werkstromen voor de niet-productiegebonden ruimtes, voor het beschermingsmateriaal, voor de toeleveranciers, een werkstroom die focuste op hoe het met de mensen thuis gaat, enzovoort. Zo slaag je erin om een heropstart ruim te bekijken en blijft het niet beperkt tot de productie en de social distancing.”

 

tussen China en Zweden

De analyse vond plaats in de laatste week van maart en gaf Volvo Car Gent een goed beeld van wat nodig was om te kunnen heropstarten. Waar zaten de problemen? Waar zijn extra mensen noodzakelijk? Waar zijn nog ontsmettende handgels of mondmaskers nodig? Enzovoort. Het vinden van antwoorden nam al snel enkele weken in beslag.

“Aan de eindassemblage hebben we 600 stations, telkens met meerdere mensen samen”, geeft Barbara Blomme een voorbeeld. “Een bumper opleggen bijvoorbeeld kan je niet zonder dichter te komen dan anderhalve meter. Zo hebben we station per station met de teams bekeken hoe het wel kon met respect voor de social distancing.”

De Gentse fabriek kon ook terugvallen op internationale ideeën. De gefaseerde voorbereiding van de heropstart is op Chinese leest geschoeid. De 3D geprinte hulpstukken om een deur met je elleboog te openen, kwamen dan weer uit Zweden overgewaaid.

 

vrijwillig proefdraaien

Om uit te zoeken of de oplossingen ook echt zouden werken, schakelde Volvo Car Gent midden april in testmodus. Aanvankelijk voor een week, maar uiteindelijk nam het proefdraaien twee weken in beslag. Dat lukt dankzij medewerkers die vrijwillig (en betaald) aan de slag gingen. “We deden een oproep en hadden eigenlijk meer kandidaten dan nodig was”, zegt Blomme. Anderzijds hadden we vooral in het begin van deze voorbereiding ook mensen die niet kwamen werken omdat ze zich niet veilig voelden. “Het is een minderheid en soms kan het om medische redenen ook niet anders. Die mensen blijven ook nu nog thuis op doktersvoorschrift.”

 

mental onboarding

De fabriek produceerde dankzij de vrijwilligers auto’s, maar dat was niet de prioriteit. “Wat telde, was de mental onboarding”, aldus Blomme. “We wilden de mensen in het verhaal betrekken en ze motiveren. Praten ook, met mensen die vragen hadden.” Tegelijk tekende Volvo Car Gent heel concrete plannen uit. Wat gebeurt er als er mensen rondlopen in de fabrieken? Wat met douches, wat met het wassen van de werkkledij? Het resulteerde onder andere in de plaatsing van 80 extra was-units en in maatregelen zoals het thuis wassen van de kledij. Vanaf eind april nodigde Volvo Car Gent al zijn werknemers uit om een kijkje te komen nemen in de aangepaste fabriek, voorzien van signalisatie, LED-schermen met uitlegvideo’s en andere communicatietools. “We hadden iedereen op de hoogte gehouden sinds maart met nieuwsbrieven”, aldus Barbara Blomme, “maar we wilden niet dat onze mensen de aanpassingen pas op de dag van de heropstart voor het eerst zouden zien.”

 

de vergeten fase

Was de kous daarmee af? “Na de volledige heropstart volgde nog een fase. Het is een fase die te vaak wordt vergeten”, stipt Blomme aan. “Het wennen aan het nieuwe normaal, mag je niet onderschatten. Het is volharden, zorgen dat de oplossingen ingeburgerd raken. Neem nu het plaatsen van stewards bij in- en uitgangen om ervoor te zorgen dat mensen tijdens het wisselen van shift afstand bewaren. Hier werken 5.700 arbeiders, verdeeld over drie shiften. Dan weet je dat het wennen wordt aan die nieuwe situatie op een moment dat iedereen na acht uur werken naar huis wil. Zoals in de hele maatschappij heb je ook hier mensen die strikter zijn en mensen die lakser zijn. Wij blijven daarom sensibiliseren en vragen om vol te houden.”

 

the extra mile

Al benadrukt Barbara Blomme wel dat sommige maatregelen ook gewoon here to stay zijn omdat ze een duidelijke verbetering zijn. Het bedrijfsrestaurant bijvoorbeeld kreeg een nieuwe flow met aparte in- en uitgang. “Iedereen vraagt zich af waarom we dat niet eerder hebben gedaan”, lacht ze. “De was-units zullen wellicht ook blijven staan. Als je om de 50 of 100 meter zo’n unit aantreft, dan is dat gewoon elke keer een goede herinnering.” Het zijn leuke winsten die het proces toch net weer iets minder zwaar maken.

“Een zwaar proces is het zeker”, besluit Barbara Blomme, “maar wat ik het meest van al onthoud, is hoe ik onze mensen tijdens een crisis voor die extra mile heb zien gaan. Dat is een heel fijne vaststelling en het schept ook echt een band.”