thuiswerken invoeren: 7 tips om de zevenkoppige draak te temmen.

tine-tytgat-randstad

Telewerk is een blijver, zo weerklinkt steeds luider sinds bedrijven massaal inzetten op thuiswerk tijdens de coronacrisis. Ook volgens onze collega Tine Tytgat, hr-director bij Randstad Group, is het in ieders belang om onze werkorganisaties op een nieuwe leest te schoeien. Al voelt ze vandaag vooral veel schrik voor het vervolg: “Voor sommige bedrijven is telewerken als een zevenkoppige draak”. Enkele tips om die draak te temmen!

1. bewaak de balans tussen thuiswerk en kantoor

"Dat zowel werkgever als werknemer de vruchten plukken van telewerken, daarvoor is het bewijs al meermaals zwart op wit geleverd”, steekt Tine van wal. “Wie thuis aan de slag is, kan zich doorgaans beter concentreren en ziet zijn productiviteit dus de hoogte ingaan. Bovendien is er op thuiswerkdagen geen pendeltijd of tijdverlies in de file, waardoor je werk en privéleven beter op elkaar kunt afstemmen. Wat dan weer een opkikker is voor het engagement.”

Maar zodra iemand het grootste stuk van zijn tijd op afstand werkt – voor een voltijdse medewerker is dat vanaf drie dagen ongeveer – verliest hij of zij de connectie met de collega’s op kantoor, én op termijn ook met de bedrijfscultuur. “Er zit dus wel degelijk een limiet op de positieve effecten van thuiswerken, zo wees onderzoek al meermaals uit.”

"Vergeet niet om samen successen te blijven vieren."

 

2. beleef genoeg quality time op kantoor

Teams, Zoom, Google Hangouts … De tools liggen voor het rapen voor wie vanuit zijn thuiskantoor wil overleggen met collega’s, klanten of leveranciers. Maar vergaderingen via videocalls zijn erg functioneel en kunnen de informele babbel bij de koffiemachine of aan de lunchtafel nooit evenaren.

Connecterende momenten met de voltallige ploeg zijn een absolute must voor organisaties die de kaart trekken van thuiswerk. Niet alleen voor het teamgevoel trouwens, maar zeker ook voor de creativiteit. Laat belangrijke vergaderingen en brainstorms dus fysiek doorgaan en vergeet zeker ook niet om samen successen te blijven vieren.” - Tine.


3. hou rekening met taken en competenties

De ene taak is de andere niet en ook competentieniveaus kunnen sterk verschillen. “Nieuwkomers in de organisatie of wie pas een nieuwe rol opneemt, zullen dus al snel de nadelen voelen van thuiswerk”, benadrukt Tine. “Op de werkvloer stelen nieuwkomers natuurlijk veel met hun ogen, om nog maar te zwijgen over de vele informele opvolggesprekjes aan het bureau. Precies daarom is on-the-jobtraining zo moeilijk als dat bijna exclusief vanop afstand gebeurt.

Al betekent dat natuurlijk niet dat je elke nieuwe collega een thuiswerkdag moet ontzeggen.

“Je zou een peter of meter virtueel aan zijn of haar zijde kunnen zetten. Die belt zijn of haar pupil dan bij het begin en het einde van de werkdag op en staat de rest van de tijd paraat als klankbord of om vragen te beantwoorden.” - Tine.


4. vermijd regelneverij

Ook voor thuiswerken geldt dat afspraken goede vrienden maken. Maak van je policy over thuiswerk geen opeenstapeling van regeltjes en plichten, maar trek de krijtlijnen van je thuiswerkbeleid. Hoeveel dagen per week mogen mensen thuiswerken? Welke middelen voorzie je hiervoor? Wanneer worden ze absoluut wél op kantoor verwacht? Enzovoort.

“Die krijtlijnen kunnen je leidinggevenden vervolgens per afdeling finetunen, in nauw overleg met hun teams. Sales zal telewerk niet op dezelfde manier kunnen uitrollen als finance of IT, maar het is wel belangrijk dat er een gevoel van gelijkwaardigheid heerst.” - Tine


5. evolueer van controleren naar coachen

Dat telewerken en controleren niet samengaan, is een open deur intrappen. Toch worstelen veel organisaties in het algemeen en directe leidinggevenden in het bijzonder om die controle los te laten, geeft Tine aan.

“Het kan niet de bedoeling zijn dat thuiswerkers zich moeten verantwoorden of dat ze van op kantoor met argwaan worden bekeken.”


“Belangrijk is dus dat er voor elk team en iedere individuele medewerker concrete doelstellingen zijn om naartoe te werken”, gaat ze verder. “En dat de directe leidinggevende tijdens regelmatige feedbackgesprekken de voortgang bespreekt en waar nodig bijstuurt.”


6. neem je tijd om te wennen

 “Tijdens de coronacrisis zijn veel bedrijven halsoverkop gestart met thuiswerk, omdat het niet anders kon. Maar nu ook het kantoorleven stilaan weer op gang komt, is het zaak om telewerk op een doordachte manier uit te rollen. Luister naar het relaas van je medewerkers over de voorbije thuiswerkperiode: wat vonden ze fijn? Maar ook: wat willen ze in de toekomst absoluut anders?


Volg vooral je hart als werkgever: voel je je niet comfortabel om meteen tijd- en plaatsonafhankelijk werken uit te rollen? Start dan met plaatsonafhankelijk werken binnen de vaste kantoor- of openingsuren.

“Luister niet alleen naar de fans van telewerk, maar blijf ook altijd rekening houden met die collega’s die wél liever dagelijks op kantoor verschijnen”

 

7. respecteer ieders vrije keuze rond thuiswerk

Tijdens de lockdown hebben velen geproefd van de positieve kanten van thuiswerk. Maar er zijn ongetwijfeld ook medewerkers die zichzelf zijn tegengekomen door de vervaging van werk en privéleven. Of die lijden onder het gebrek aan sociaal contact met collega’s.

“Luister niet alleen naar de fans van telewerk, maar blijf ook altijd rekening houden met die collega’s die wél liever dagelijks op kantoor verschijnen. Want je boekt pas winst op productiviteitsvlak en qua engagement als je iedereen de vrijheid geeft om te werken binnen de formule die hij het aangenaamst vindt.”



Ben je op zoek naar extra ondersteuning, op de werkvloer of vanop afstand thuis?