een werkgever mag een werknemer niet zomaar sanctioneren.

Soms is er voor een werkgever geen andere uitweg dan een sanctie opleggen. Een werkgever die een werknemer wil sanctioneren, moet daarbij enkele basisregels respecteren. Werkgevers die dat niet doen, riskeren dat hun opgelegde sanctie voor een rechtbank nietig wordt verklaard. Randstad vroeg aan advocaat arbeidsrecht Filip Tilleman.

 

wat is het basisprincipe bij sancties?

Een werkgever kan enkel en alleen een sanctie opleggen die in het arbeidsreglement van de onderneming staat vermeld. Stel dat een werkgever zijn werknemer wil schorsen voor 5 dagen met loonverlies. In het arbeidsreglement - ook al is dat lang geleden opgesteld - staat echter dat een schorsing voor een periode van slechts 3 dagen mogelijk is. Dan zal de sanctie van 5 dagen schorsing niet opgelegd kunnen worden, ook al is die sanctie gelet op de feiten mogelijk wel gerechtvaardigd.

 

arbeidsreglement ontvangen: ja of neen?

In geval van discussie zal de werkgever moeten bewijzen dat de werknemer wel degelijk een exemplaar van het arbeidsreglement had ontvangen. Kan de werkgever dit bewijs niet leveren, dan zal de werknemer kunnen tegenwerpen dat hem of haar geen arbeidsreglement - en dus ook geen mogelijke sanctie - bekend is. Daardoor kan de facto geen sanctie opgelegd worden aan de werknemer.

 

kan de werkgever een sanctie vrij kiezen?

Het is voor een werkgever niet mogelijk eender welke sanctie op te leggen voor eender welke tekortkoming. Een werkgever moet bij het opleggen van een sanctie aan een werknemer altijd rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel. Een werknemer heeft het recht om naar de arbeidsrechtbank te stappen voor een sanctie die volgens hem of haar niet in verhouding staat tot de tekortkoming. De arbeidsrechtbank zal vervolgens nagaan of de werkgever al dan niet een kennelijk onredelijke sanctie heeft opgelegd.

 

is degradatie als sanctie een goed idee?

Ook al staat in het arbeidsreglement dat een werknemer als sanctie kan gedegradeerd worden, toch is deze sanctie geen goed idee. Het is immers niet uitgesloten dat de gedegradeerde werknemer zal stellen dat zijn of haar functie eenzijdig werd gewijzigd. Dat komt impliciet neer op ontslag. De werknemer kan voorhouden dat de arbeidsovereenkomst impliciet werd beëindigd, waardoor een opzeggingsvergoeding verschuldigd is. In het ergste geval kan een beschermingsvergoeding tot enkele jaren loon oplopen, als het bijvoorbeeld gaat om een lid van de ondernemingsraad.

 

zijn er nog valkuilen bij sanctionering?

Wellicht de grootste valkuil bij het sanctioneren van een werknemer: een sanctie moet uiterlijk de eerste werkdag na die waarop de tekortkoming werd vastgesteld, ter kennis moet worden gebracht van de werknemer. Deze uiterst korte termijn van één werkdag gaat in op het moment dat een persoon die bevoegd is om te sanctioneren, kennis krijgt van de tekortkoming. Het is dus mogelijk dat de tekortkoming al twee weken eerder heeft plaatsgevonden, maar dat een tot sanctioneren bevoegd persoon pas na twee weken kennis krijgt van de bewuste tekortkoming. Vervolgens moet deze tot sanctioneren bevoegd persoon uiterlijk de volgende werkdag - nadat hij of zij kennis kreeg van de tekortkoming - de sanctie ter kennis brengen van de werknemer. Als een werkgever, om welke reden dan ook, deze korte termijn niet respecteert, zal een werknemer naar de arbeidsrechtbank kunnen stappen om de sanctie ongedaan te laten maken. De arbeidsrechtbanken oordelen hierbij genadeloos.

 

hoe dient een werkgever de werknemer in te lichten?

Volgens de geldende rechtspraak van het Hof van Cassatie is het niet noodzakelijk dat een werkgever de sanctie schriftelijk ter kennis brengt van de werknemer op de eerstvolgende werkdag. Enkel moet de werkgever kunnen bewijzen dat de werknemer de eerstvolgende werkdag kennis heeft genomen van de sanctie. Dit kan de werkgever bijvoorbeeld doen door de werknemer een kopie van de aangetekende brief waarin de sanctie wordt bevestigd, te laten ondertekenen ‘voor ontvangst’. Het is belangrijk de aangetekende brief zo te formuleren dat deze enkel ten overvloede een bevestiging is van de sanctie die de eerst volgende werkdag werd opgelegd, en niet te formuleren in de zin dat door middel van de brief de werknemer in kennis wordt gesteld van de sanctie.

 

heeft u nog tips om correct te sanctioneren?

Alhoewel het niet expliciet wettelijke verplicht is, is het sterk aanbevolen om de werknemer te horen vooraleer de sanctie wordt opgelegd. Dit verhoor dient uiteraard ook uiterlijk de eerste werkdag na het kennis nemen van de tekortkoming plaats te vinden. Tijdens dit verhoor dient de werknemer onmiddellijk worden meegedeeld welke sanctie hij of zij krijgt. Het is niet mogelijk om de werknemer mee te delen dat hij of zij een sanctie zal krijgen, maar dat dit pas enkele dagen later volgt. Bijvoorbeeld na overleg met het management of na verder onderzoek van de feiten. Om later de inhoud van dit gesprek te kunnen bewijzen, is het als werkgever nuttig om minstens twee personen dit gesprek te laten bijwonen. Dit kan de personeelsdirecteur zijn en een teamverantwoordelijke. Deze personen kunnen dan indien nodig later een verklaring opmaken omtrent hetgeen werd gezegd tijdens dit gesprek. Indien mogelijk kan aan de werknemer ook worden gevraagd een samenvatting van het gesprek te ondertekenen, al blijkt uit de praktijk dat een werknemer dikwijls weigert een dergelijk verslag te ondertekenen.

 

moet het verslag van de sanctionering bewaard worden?

Na het opleggen van de sanctie dient de sanctie verplicht ingeschreven te worden in het daartoe bestemde register. De inschrijving van de sanctie in dit register dient te gebeuren uiterlijk voor de datum van de eerstvolgende loonbetaling. Er zijn geen vormvoorwaarden voor het bijhouden van dit sanctieregister. Eender welk schrift of document kan dus dienen als sanctieregister. Wel is het verplicht in dit register de namen van de betrokken werknemers, de datum, de reden, alsook de aard van de straf en indien het een boete betreft, het bedrag ervan te vermelden. De werkgever moet het register kunnen voorleggen als de inspectie hierom verzoekt.

 


Onthou dat de werkgever niet zomaar een sanctie kan opleggen aan de werknemer. Sanctionering is aan enkele strikte regels onderworpen, zoals de verplichte inschrijving van de sanctie in het daartoe bestemde register.

 

Meer weten over de arbeidsrechtelijke aspecten van sanctioneren of andere hete hangijzers uit het arbeidsrecht?

 

 


 

Randstad vroeg aan advocaat Filip Tilleman welke regels een werkgever moet volgen om een werknemer te kunnen sanctioneren. Tilleman is de auteur van De Randstad Werkpocket: alles wat werkgevers en werknemers moeten weten over de wet- en regelgeving op de Belgische arbeidsmarkt.