coronacrisis: 7 tips om jouw team vanop afstand te leiden.

De coronacrisis heeft de manier waarop we werken grondig in de war gestuurd. Op enkele dagen tijd werden duizenden mensen uit een waaier van sectoren gevraagd om te telewerken. Zonder waarschuwing en zonder enige voorbereiding moeten managers nu plots virtuele teams aansturen. En ja… alsof het nog niet genoeg was om jezelf en je gezin te managen in quarantaine, moet je er ook nog eens voor zorgen dat jouw team zo goed mogelijk begeleid en aangestuurd wordt.

We geven je graag enkele erg interessante tips om het aansturen van teams vanop afstand in goede banen te leiden!

 

pas je managementstijl aan

De meeste teams werken normaal samen op één werkplek, in dezelfde omstandigheden en volgens hetzelfde werkschema. Vandaag is dat niet meer mogelijk. Het is jouw verantwoordelijkheid om jouw mensen te helpen om zo snel mogelijk over te schakelen naar een andere manier van werken. Dat betekent ook dat je jouw verwachtingen over hoe het werk moet gedaan worden en wanneer precies, zult moeten bijstellen. De sleutel tot succesvol samenwerken vanop afstand is vertrouwen. Je moet erop vertrouwen dat jouw mensen zichzelf en hun werk kunnen managen. Dat betekent niet alleen dat je vooral moet sturen op resultaten en jouw mensen de verantwoordelijkheid moet geven om hun doelstellingen op hun eigen manier te behalen. Het betekent ook dat je moet werken aan een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid om opdrachten samen tot een goed einde te brengen.

 

blijf regelmatig in contact

Onzekerheid voedt angst. Communiceer dus regelmatig, ook al heb je op het eerste zicht geen nieuwe dingen te melden. Korte communicatielijnen en regelmatig contact zijn belangrijk om mensen gemotiveerd en tevreden te houden. Laat geen halve dag voorbijgaan zonder dat je even gecheckt hebt hoe het gaat met jouw medewerkers. Dat kan zeker ook snel met een chat! Je plant best wel dagelijks of toch enkele keren per week een virtueel teamoverleg in met telkens iemand anders van jouw team die dat overleg leidt.

 

“kom uit uw kot”

De meeste mensen blijven vandaag fysiek “in hun kot”. Dat betekent echter niet dat medewerkers deze coronacrisis passief moeten uitzitten of dat ze niet moeten uitgedaagd worden om te blijven leren en innoveren. Zorg er dus voor dat al jouw teamleden aangesloten blijven en actief blijven bijdragen. Ook tijdens de virtuele teammeetings bijvoorbeeld. Die worden - nog meer dan gewone vergaderingen - beschouwd als settings waarin mensen achterover kunnen leunen en genoegen nemen met de rol van observator. Zorg voor interactie en betrokkenheid. Heb begrip voor de gewijzigde situatie en de tijd die jouw medewerkers nodig hebben om zich aan te passen. Maar blijf hen ook vanop afstand coachen en uitdagen!    

 

buddies als extra ondersteuning

Als je een groot team hebt en iedereen zo goed mogelijk individueel wil begeleiden doorheen de veranderingen tijdens deze coronacrisis, dan kan dat teveel worden voor jou als manager. Het kan dan een optie zijn om elk teamlid te koppelen aan een buddy, zodat je teams van twee mensen krijgt die elkaar ondersteunen en coachen. Zo heeft iedereen een klankbord en blijft iedereen ook zeker aangesloten bij de organisatie.

 

zoek alternatieven voor face-to-face feedback

Toon jouw team dat hun welzijn voor jou een absolute prioriteit is. Neem de tijd om regelmatig te vragen hoe het met hen gaat. En wees je ervan bewust dat niet alle mensen even eerlijk en transparant zijn over hoe ze zich voelen. Op kantoor kan je meestal wel zien hoe iemand zich voelt. Vanop afstand zal je meer moeite moeten doen. Je bent dan vooral aangewezen op hun stem, hun geschreven communicatie en hun gelaatsuitdrukkingen tijdens virtuele meetings. Heb dus extra aandacht voor signalen als: een ander woordgebruik in geschreven communicatie, de snelheid waarmee iemand praat, zijn of haar intonatie en gebaren tijdens conference calls,... Als je jouw mensen goed kent, dan kan je de veranderingen in die patronen snel opmerken en er vervolgens ingrijpen als iemand extra steun nodig heeft. 

 

boost optimisme, vermijd angst

Angst verlamt, doodt creativiteit en is nefast voor het engagement van medewerkers. Managers die kalm, vastberaden en hoopvol zijn en die vertrouwen hebben in de toekomst, zijn beter in staat om hun mensen perspectief te blijven bieden en gerust te stellen in lastige tijden. 

 

creëer een veilige omgeving

Wanneer het eerste stof van de coronacrisis een beetje is gaan liggen, geef jouw team dan regelmatig aan dat ideeën voor nieuwe manieren van samenwerken, processen, diensten, producten, ... meer dan welkom zijn! “Never waste a good crisis”, klinkt vandaag erg rauw. Maar die uitspraak wijst er wel op dat grote veranderingen vaak de motor zijn van innovatie. Creëer voor jouw medewerkers een veilige omgeving om met nieuwe ideeën en voorstellen te komen en faciliteer de uitwisseling van die nieuwe ideeën.


Voor een aantal tips werden we geÏnspireerd door een artikel van Timothy R. Clark op de website van de Harvard Business Review.