Document controller

16-10-2018 zwijndrecht
bedrijfsprofiel

Voor een bedrijf in Zwijndrecht zijn wij op zoek naar een document controller, optie vast.

jobomschrijving

Behandelen van documenten zoals methodes, rapporten, procedures, contracten¿ die door meerdere ingenieurs worden geschreven.
De documenten volgens dezelfde layout, documentnummer en procedure, en na goedkeuring, naar de klant sturen.
Deze documenten worden opgeslagen in een EDMS-systeem zoals Aconex of Sharepoint. Je komt in aanraking met veel verschillende soorten databases.
Je zorgt ervoor dat dit duidelijk en accuraat verloopt zodat de andere team members de documenten makkelijk kunnen terugvinden.

Het opslaan van documenten gebeurt in overeenstemming met een procedure:
Deze procedure bestaat reeds of kan door de document controller geschreven of aangepast worden. Je kan hier zelf initiatief nemen om procedures te schrijven/te verbeteren.
Je geeft voortdurend uitleg of training aan de team members over het gebruik van het EDMS.
Je zorgt ervoor dat deze documenten correct doorgestuurd worden naar de verschillende partijen en communiceert hierover met het team.

Verschillende externe partijen delen documenten met het project team:
Je zorgt ervoor dat deze externe documenten gearchiveerd worden en communiceert daarover naar het project team.
Je maakt bestelbonnen aan.
Je boekt reizen boeken voor de teamleden.
Je organiseert evenementen voor het project team: offertes vragen, organisatie, ..

Op termijn zal je een project volledig zelfstandig moeten kunnen afhandelen en mee bepalen hoe de document control zal gebeuren op een project:
Schrijven van procedures voor het eigen team en voor de leveranciers die documenten moeten aanleveren aan het project team.
Training geven aan het eigen team en aan de leveranciers over het gebruik van het gebruikte EDMS (Aconex en Sharepoint)
Rapporteren aan het team ivm. status van documenten (goedgekeurd door de klant of niet, opgestuurd en wanneer,..)
Actueel houden van het EDMS dat in gebruik is zowel intern (GOC) als bij de klant.
Het gebruikte EDMS mee ontwikkelen, opzetten voor een specifiek project


jouw aanbod

De document controller is een administratieve functie in een technische wereld. Technisch inzicht is dus zeker ook een plus en kan een grote bijdrage leveren tot het verder uitbouwen van document control op offshore niveau.
Het is de bedoeling om de document control procedures en werkwijzen te standaardiseren. Je bent dus iemand die verder kan kijken dan de eigen operationele taken.
Verder heb je een affiniteit met software, databases aangezien je zal werken met programma's als Acones en Sharepoint.

overzicht
functie
administratief medewerker (m/v)
jobtype
voltijds
contracttype
tijdelijke opdracht
sector
Bouw
referentie
DUORS-1039923
contact informatie
Céline & Kaat
beveren_791@randstad.be 03-750 29 39
03-750 29 39

kantoorinformatie
Beveren
Oude Zandstraat 22
9120 BEVEREN-WAAS
003237753873
003237753873