We hebben het allemaal al meegemaakt. We zitten in een meeting en vragen ons af waarom ze überhaupt plaatsvindt. Soms heeft de initiatiefnemer, zich niet goed voorbereid. Vaak zou een mailtje naar de aanwezigen dezelfde impact gehad hebben. Soms lijkt een meeting gewoon een goed excuus om wat te socializen. En sommige mensen hebben zelfs meetings over meetings die ze moeten hebben. Wat de reden ook is, iedereen heeft een to do lijst van hier tot in China en je hebt geen tijd voor nutteloze vergaderingen.
We geven jou dan ook graag wat tips mee die ervoor zorgen dat je alleen nog erg productieve meetings organiseert met een echte toegevoegde waarde.
is een meeting echt nodig?
Voor je de uitnodiging verstuurt, vraag je je best af: is een vergadering echt nodig? Is het echt nodig om 30 minuten of een uur van iemands kostbare tijd op te eisen? Bestaat er geen betere manier om te communiceren wat je wil bespreken? Een snel telefoontje of een mail zijn vaak betere alternatieven voor meetings.
wees voorbereid
Als je vergadertijd vastklikt in de agenda's van mensen, zorg dan dat je een duidelijke doel en een plan hebt voor die meeting. Maak ook een lijst van topics die je wil aan bod laten komen tijdens de vergadering. Het is echt niet oké om onvoorbereid een meeting in te stappen en dan af te wachten hoe het loopt. TIjd is kostbaar, dus zorg ervoor dat je de meeting zo productief mogelijk laat verlopen.
vraag ook anderen om zich voor te bereiden
Afhankelijk van het soort meeting en de doelstelling ervan is het belangrijk om ook de andere deelnemers te vragen om zich voor te bereiden. Als iedereen voorbereid deelneemt, dan is het makkelijker om elkaars input te krijgen en om iedereen actief te laten deelnemen aan de gesprekken.
nodig de juiste mensen uit
Beperk de uitnodigingen voor de vergadering tot de mensen die er echt moeten zijn. Nodig geen mensen uit tenzij ze een actieve rol te spelen hebben tijdens de vergadering. Vergaderingen in beperkte kring maken het gemakkelijker om ook echt dingen te beslissen, gedaan te krijgen en op te volgen.
schakel telefoons uit
Ban smartphones uit vergaderingen. Laptops, tablets en smartphones zuigen de aandacht weg van wat op dat moment echt belangrijk zou moeten zijn. Maak duidelijke afspraken over het checken van de smartphone en andere devices.
geef iedereen de kans om aan bod te komen
Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om aan bod te komen. Je nodigde immers elke genodigde uit om actief bij te dragen tot de vergadering, toch? Mensen zullen de vergadering ook nuttiger vinden als ze een actieve rol hebben tijdens de vergadering.
maak een roundup
Beëindig alle vergaderingen met een samenvatting van de belangrijkste punten die aan bod kwamen tijdens de vergadering en geef de deelnemers een actieplan mee op basis van de gemaakte afspraken. Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit aan het eind van de meeting en weet wat van hem of haar verwacht wordt.
Stuur altijd duidelijke een opvolgmail na een vergadering.
Weg met meetings? Niet noodzakelijk. Productieve meetings zijn wel degelijk mogelijk als je de voorbereiding en aanpak ervan au sérieux neemt. Denk goed na over of de meeting echt wel nodig is. En zo ja, zorg dan dat je de waardevolle tijd van de aanwezige mensen zo optimaal benut.
Interesse in nog een pak andere tips om productiever te zijn?