Frais de déplacement, restaurants, téléphone, télétravail, achat de vêtements de travail, etc. Il s'agit de petites dépenses qui peuvent représenter une somme importante pour un travailleur. Heureusement, ils sont considérés comme des frais généraux par l'employeur en tant que 'frais propres à l'employeur'. Dans la pratique, l'on ne sait toutefois pas clairement quels frais sont remboursables ou non. L'Office national de la Sécurité sociale (ONSS) interprète les règles très strictement et n'accepte pas facilement tous les petits frais!
Randstad a demandé à l'avocat Filip Tilleman quels frais sont considérés réellement comme 'frais propres à l'employeur' et comment éviter toute discussion avec l'ONSS.
que sont les coûts propres à l'employeur?
Les frais que le travailleur engage pendant l'exécution du contrat de travail, mais qui sont en réalité à charge de l'employeur. La définition peut être interprétée au sens large, ce qui engendre souvent des discussions. Les employeurs ont tout intérêt à ce que l'interprétation soit la plus large possible, car les 'frais propres à l'employeur' ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale. Souvent, l'ONSS tente de s'opposer à cette qualification et de requalifier les montants versés en salaire déguisé afin de pouvoir malgré tout percevoir des cotisations de sécurité sociale sur ces montants.
deux options de remboursement pour l'employeur.
L'employeur a deux possibilités en ce qui concerne le remboursement des frais propres à l'employeur:
- L'employeur effectue le remboursement sur la base des justificatifs produits par le travailleur.
- L'employeur paie un forfait mensuel au travailleur.
forfait mensuel
L'employeur opte souvent pour le paiement d'un forfait mensuel au travailleur. Il permet de compenser toutes sortes de frais, souvent difficilement justifiables. Le forfait doit être proportionnel aux coûts réels. Depuis le 1er janvier 2010, c'est l'employeur qui doit prouver que ces forfaits couvrent les coûts réels.
contrôle par l'inspection sociale
Les remboursements forfaitaires font souvent l'objet de discussions houleuses avec l'inspection sociale. Il est fortement recommandé aux employeurs de motiver de manière exhaustive le remboursement forfaitaire à l'aide d'instructions écrites, de notes de service, du règlement du travail, etc. De plus, ils doivent se conformer au mieux aux instructions de l'ONSS. Elles stipulent en effet quels postes sont acceptés et pour quel montant maximum.
quels forfaits pour des petits frais sont acceptés?
L'employeur peut estimer forfaitairement des petits frais difficilement vérifiables. Il doit pouvoir justifier à tout moment le forfait appliqué. Sur le site Internet de l'ONSS, vous trouverez le tableau des frais avec une description des différents frais pour lesquels l'ONSS accepte une estimation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions auxquels ils sont soumis. Quelques exemples de frais concernés par un forfait maximum : déplacements domicile-lieu de travail, déplacements de service, connexion internet, achat de vêtements de travail et d'outillage. Les frais généraux liés à la voiture, tels que l'entretien, le parking et le carwash peuvent uniquement être acceptés si le véhicule est essentiellement utilisé à des fins professionnelles. Un forfait maximum est également accepté pour des travailleurs qui travaillent de manière structurelle et régulière à la maison. Il couvre les frais de chauffage, d'électricité et des fournitures de bureau.
Le travailleur ne peut s'enrichir grâce au paiement de l'indemnité forfaitaire par l'employeur. Car il n'est alors plus question d'un remboursement des frais propres à l'employeur, mais plutôt d'un avantage au travailleur en contrepartie du travail fourni. Dans ce cas, l'ONSS sera impitoyable et considérera les frais comme un salaire soumis aux cotisations de sécurité sociale.
Vous voulez en savoir plus sur les aspects du droit du travail des frais propres à l'employeur et d'autres aspects de la rémunération?
Randstad a demandé à l'avocat Filip Tilleman de plus amples explications sur les frais propres à l'employeur. F. Tilleman est l'auteur du Guide pratique du Travail de Randstad : tout ce que les employeurs et les salariés doivent savoir sur la législation et la réglementation relatives au marché du travail belge.