nouvelles règles en matière de protection de la vie privée dans le cadre d’une procédure d’embauche.

Dans le cadre d’une procédure d’embauche, vous collectez une multitude d’informations sur les candidats lors de votre quête du meilleur candidat. Songez aux lettres de candidature, aux C.V. et, par exemple, aux notes que vous prenez au cours des entretiens. Mais les résultats d’une évaluation, d’un examen psychologique ou d’une visite médicale font également partie des données des candidats.

Les données des candidats sont des données à caractère personnel. Elles relèvent donc de la Loi sur la protection des données à caractère personnel et, depuis le 25 mai 2018, de la nouvelle législation RGPD qui applique des règles plus strictes que l’actuelle Loi sur la protection des données à caractère personnel en ce qui concerne la protection de la vie privée des personnes.


4 questions à propos des nouvelles règles en matière de protection de la vie privée dans le cadre d’une procédure d’embauche

Vous embauchez prochainement de nouveaux collaborateurs? Dans ce cas, lisez attentivement les questions et réponses suivantes.


1. devez-vous informer les candidats de la manière dont votre organisation gère leurs données à caractère personnel?

Oui. Dans le cadre de la nouvelle législation, vous avez l’obligation légale en tant qu’employeur (vous « traitez » en effet des données à caractère personnel), d’informer clairement vos nouvelles relations et relations existantes de ce que vous faites avec leurs données à caractère personnel. Les candidats font également partie de ce groupe de « relations ». La meilleure manière de vous conformer à votre obligation consiste à inclure une déclaration de confidentialité en ligne sur le site Internet de votre organisation. Vous indiquez entre autres dans cette déclaration à quelles fins vous traitez des données à caractère personnel.


2. pouvez-vous consulter les données d’un candidat sur les réseaux sociaux?

Ce n’est autorisé que si vous, en tant qu’employeur, avez une raison pour associer les données concernant le candidat et figurant sur Internet à la procédure d’embauche. Par exemple, parce que ces informations sont importantes pour la fonction à laquelle cette personne postule.
Il est recommandé de ne consulter que les réseaux sociaux destinés à faire connaître les compétences d’une personne. Donc, Linkedin ou Twitter par exemple, si le candidat tweete fréquemment à propos de son domaine de spécialisation. Le principe de transparence est cependant applicable. Il est vivement conseillé de mentionner dans la déclaration de confidentialité que les réseaux sociaux peuvent être consultés pour des raisons professionnelles.


3. pouvez-vous conserver le C.V. d’un candidat? Et qu’en est-il des notes prises durant l’entretien d’embauche?

Vous pouvez conserver le C.V. pour juger de la pertinence d’un candidat pour une fonction existante ou future. Ce n’est autorisé que si vous en avez informé le candidat au préalable, par exemple par le biais de la déclaration de confidentialité. Attention, vous pouvez uniquement traiter des données pertinentes pour la finalité pour laquelle vous les utilisez, donc dans le cas présent aux fins de la candidature. Vous pouvez également conserver des notes. Mais la règle applicable pour toutes les données à caractère personnel est que vous ne pouvez pas les conserver plus longtemps que nécessaire. En revanche, vous pouvez demander aux candidats l’autorisation de conserver leurs données pendant un an. Un an plus tard, vous pouvez leur demander de renouveler leur autorisation et d’actualiser leurs données.


4. un candidat peut-il vous demander la rectification ou l’effacement des données relatives à sa candidature?

Oui. L’actuelle législation relative à la vie privée prévoit le droit de rectification et le droit à l’effacement: les personnes peuvent demander à une organisation de supprimer les données objectivement incorrectes, incomplètes ou inopportunes.
Ce droit a été élargi dans la nouvelle législation RGPD par l’introduction du droit à l’effacement des données (droit à l’oubli). Cela signifie qu’une organisation doit supprimer, dans un certain nombre de cas, les données à caractère personnel d’une personne si celle-ci en fait la demande.

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