Aujourd'hui, vous êtes peut-être de l'autre côté du miroir et vous recrutez du personnel, mais vous aussi, vous avez un jour été un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice). Vous rappelez-vous votre état d'esprit lors de votre premier jour dans votre fonction actuelle? Probablement une combinaison d'espoir, de nervosité et d'excitation face à ce qui vous attendait.
Le premier jour d'un collaborateur donne le ton pour tous les autres et définit en grande partie s'il sera rapidement productif ou non. Un mauvais onboarding peut effrayer les recrues et leur faire perdre du temps inutilement. Ce n'est donc pas un luxe de prévoir un plan d'onboarding pour les nouveaux collaborateurs. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour aider les nouveaux venus à être rapidement opérationnels dans leur nouvelle fonction.
assurez-vous que la logistique soit au point
Préparer un poste de travail et garantir qu'un nouveau collaborateur ait tout pour bien démarrer peut sembler évident. Mais même en 2019, il arrive que des collaborateurs ne disposent pas encore d'un poste de travail, d'un téléphone, d'un PC ou d'autres outils indispensables lors de leur premier jour de travail. L'improvisation pour trouver un poste de travail, demander un PC ou un identifiant de connexion à la dernière minute génère un stress inutile pour le nouveau venu. Veillez donc à ce que toutes les formalités logistiques liées à l'arrivée d'un nouveau collaborateur soient en ordre bien à temps.
donnez suffisamment d'explications...
Vous seriez surpris(e) du nombre d'organisations qui lâchent leurs nouveaux collaborateurs dans l'arène sans la moindre explication sur les règles et procédures nécessaires pour aborder leur premier jour de travail. Pour les aspects moins urgents ou importants, vous pouvez leur laisser le soin de se renseigner eux-mêmes. Il n'y a rien de plus désagréable, lors de son premier jour, que de faire les choses de manière « fautive » ou « différente » parce que vous n'avez pas reçu d'explications sur les accords, les règles ou les habitudes.
... mais évitez un tsunami d'informations
Lors de son premier jour, un nouveau collaborateur est déjà confronté à un changement important. Aussi expérimenté soit-il, chaque organisation est différente et exige une adaptation. Certains employeurs submergent leurs nouveaux collaborateurs d'informations dès le premier jour. Ils sont présentés à absolument tout le monde, doivent remplir des piles de formulaires et passer en revue des dizaines de powerpoints présentant l'entreprise. Cela peut vite devenir trop.
désignez un parrain/une marraine
Il est plus facile de s'habituer à un nouvel environnement de travail lorsqu'on peut poser toutes les questions à un collègue. Mieux encore, veillez à ce que la nouvelle recrue puisse suivre un collaborateur expérimenté pendant une journée.
définissez clairement les attentes
Commencer un nouveau travail est source de stress. Aussi qualifié ou expérimenté soit-il, le nouveau collaborateur a beaucoup à apprendre pour maîtriser tous les rouages d'une nouvelle organisation. Définissez donc clairement ce que vous attendez de lui, de quelle manière il doit contribuer au travail d'équipe, et plus particulièrement, comment il pourra s'y prendre au cours des premiers jours. Quels sont les KPI de l'équipe, quels résultats personnels attend-on de lui? Doit-il suivre certaines procédures spécifiques? Quelles tâches sont les plus importantes? À qui peut-il adresser ses questions?
impliquez le management
Demandez au management de venir se présenter durant les premiers jours. Chez Randstad, durant le trajet d'onboarding, un membre du comité de direction vient toujours faire la connaissance des nouveaux collaborateurs. Cela montre un réel intérêt d'accueillir personnellement les collaborateurs et d'apprendre à les connaître.
commencez par le travail d'équipe
L'une des meilleures manières d'aider un nouveau collaborateur à s'intégrer est de le laisser commencer par une tâche de groupe. En travaillant en équipe, il apprendra à connaître ses collègues. De plus, ce type de projet est l'occasion parfaite de fournir une contribution concrète sans porter seul la responsabilité. Le nouveau venu pourra ainsi s'acclimater efficacement.
encouragez les questions
Précisez directement que les questions sont les bienvenues. Les nouveaux collaborateurs ont énormément d'informations à intégrer lors de leurs premiers jours. Ils auront assurément des questions par la suite. Le fait de créer un cadre où les questions sont encouragées permet aux travailleurs de rechercher proactivement et efficacement les informations dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.
demandez du feed-back
L'onboarding est l'un des principaux défis pour ceux qui commencent dans une nouvelle fonction. Les attentes et les besoins diffèrent d'un travailleur à l'autre. Même si vous le peaufinez sans cesse, votre processus d'onboarding peut toujours être amélioré. Demandez du feed-back aux nouveaux collaborateurs. Ont-ils manqué de quelque chose lors de leur onboarding? Hésitent-ils encore à propos de certaines choses? Ont-ils des suggestions d'amélioration? Ce feed-back vous permettra de faire encore mieux pour les prochaines recrues...
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