coronavirus: comment réussir vos réunions virtuelles?

En raison de la crise liée au coronavirus, des milliers de personnes ont été invitées à faire du télétravail du jour au lendemain. Pour bon nombre d'entre elles, c'est la première fois. Les réunions à distance représentent sans aucun doute l'un des défis liés au télétravail à temps plein. Sans approche adaptée, les discussions risquent très rapidement de devenir chaotiques. Avez-vous déjà parlé neuf minutes à votre équipe, puis posé à une personne précise une question qui nécessite une réaction, et eu comme réponse : « Je pense que je ne t'ai pas bien entendu ! » Autrement dit: « J'étais parti chercher une tasse de café. Je ne pensais pas que tu allais t'adresser à moi et je n'ai rien entendu de ce que tu disais. » Voici quelques conseils pour mener à bien ces réunions virtuelles!

Les réunions quelles qu'elles soient ne sont en réalité jamais aisées. Trop souvent, les collaborateurs considèrent aussi les réunions en face à face comme un mal nécessaire. À défaut d'objectif clair, de planning, d'ordre du jour et de préparations, ainsi que d'un manque d'engagement des participants, les réunions passent trop souvent à côté de leur but. Mais tant que nous pouvons nous voir, il est toujours possible de repérer ce manque d'engagement et de compenser en établissant un contact visuel. Si vous n'avez pas cette possibilité, comme lors de réunions virtuelles, cela peut vite mal tourner! 

Selon un article de Justin Hale et Joseph Grenny paru sur le site de la Harvard Business Review, il convient de suivre cinq règles pour éviter que vos collaborateurs s'endorment dès qu'ils participent à des réunions virtuelles ou conférences téléphoniques.

les 60 secondes

Tout d'abord, n'attendez pas que des personnes s'engagent réellement à chercher une solution si elles ne « ressentent » pas le problème. Assurez-vous pendant les 60 premières secondes de la réunion que les participants comprennent et ressentent réellement le problème. Vous pouvez par exemple parler d'une statistique choquante, d'une anecdote ou d'un chiffre éloquent qui souligne le problème (voire le dramatise légèrement). Quelle que soit votre approche, veillez à ce que le groupe ressente le problème ou l'opportunité avec empathie. Vous créez ainsi une base pour ensuite pouvoir résoudre le problème.  

 

le sens des responsabilités

Quand les gens rentrent dans un cadre social, ils décident instantanément quel rôle ils vont y jouer. Et lors de réunions virtuelles, les participants risquent de se contenter d'observer. La majorité des gens prennent même déjà cette décision quand ils reçoivent l'invitation à la réunion. Pour anticiper, expliquez clairement dès le début de la réunion que vous en appelez à la responsabilité partagée pour résoudre le problème abordé ou exploiter au mieux la possibilité qui s'offre à vous tous. Pour cela, il ne suffit pas de recourir à une formule banale comme celle-ci: « Il s'agit d'une réunion et pas d'une présentation. Je tiens à ce que tout le monde participe activement. » C'est rarement efficace! Assurez-vous que tout le monde se sente concerné, apporte sa contribution et prenne ses responsabilités. La règle suivante est très utile pour y parvenir!

 

nowhere to hide

Quand tout le monde est responsable, personne ne l'est vraiment. Pour éviter le problème, confiez des missions auxquelles tout le monde doit collaborer: personne ne pourra ainsi se cacher. Expliquez brièvement quel(le) question, défi ou problème vous souhaitez aborder. Formez ensuite des groupes de deux (maximum trois) participants. Assurez-vous que votre équipe puisse se concerter, par exemple sur Slack, par vidéoconférence, sur un chat… Il existe aussi des plateformes de réunions virtuelles qui permettent de créer de petits groupes en marge de la réunion. Définissez les groupes au préalable, limitez le temps au minimum et confiez-leur une mission très bien structurée. Ils pourront ensuite présenter le résultat de cette mission (leur solution) lors d'une séance plénière. Si tout se passe bien, vous bénéficierez alors de l'attention des participants. Ils se sentiront impliqués et apporteront une contribution concrète. 

 

MVP

Qu'y a-t-il de pire qu'une présentation PowerPoint interminable, des données brutes et une multitude de points si vous voulez capter durablement l'attention des participants? Et l'intelligence et la force du groupe n'y changent rien. Si vous voulez que les gens s'impliquent, vous devez impérativement alterner les faits et récits. Sur leur blog, Justin Hale et Joseph Grenny soulignent l'importance d'un Minimum Viable PowerPoint (MVP). Parlez uniquement des données nécessaires pour informer le groupe et capter son attention. Faites preuve de rigueur et ne créez aucun slide superflu! Si vous disposez de 20 minutes, trois slides doivent suffire. Ajoutez-en quelques-uns pour augmenter l'implication des participants (règles 1 à 3).

 

les 5 minutes

Veillez à ne pas attendre plus de 5 minutes avant d'attribuer une nouvelle tâche au groupe. Assurez-vous que vos collaborateurs ne puissent se contenter d'observer après avoir apporté leur première contribution. En effet, une fois qu'ils se seront assoupis, il vous sera difficile de les sortir de leur torpeur. Continuez de capter leur attention! Après votre présentation, vous pouvez par exemple dresser la liste des éventuels points de départ et pistes. Demandez ensuite aux participants de répondre à un sondage pour déterminer l'option qu'ils préfèrent. Interaction assurée!

Qu'elle soit virtuelle ou physique, chaque réunion devrait en réalité reposer sur ces règles. En cette période de crise, il est toutefois encore plus utile et nécessaire de les respecter.


 

Pour cette publication sur le blog, nous nous sommes basés sur un article de Justin Hale et Joseph Grenny publié sur le site de la Harvard Business Review.