coronavirus: 7 conseils pour gérer votre équipe à distance.

La crise liée au coronavirus a profondément bouleversé notre quotidien. En quelques jours, des milliers de personnes issues de secteurs très divers ont été invitées à télétravailler. Les managers doivent soudainement gérer des équipes virtuelles, sans avoir reçu le moindre avertissement ni suivi aucune préparation. En plus de gérer votre famille en quarantaine, vous devez également veiller à diriger et encadrer au mieux votre équipe. Voici quelques conseils intéressants pour bien gérer vos équipes à distance!

adaptez votre style de gestion

La plupart des équipes travaillent normalement ensemble sur un même site, dans les mêmes conditions et selon le même horaire. Aujourd'hui, ce n'est toutefois plus possible. C'est à vous d'aider votre personnel à adopter le plus rapidement possible une autre méthode de travail. Vous devrez par conséquent aussi revoir vos attentes quant à la manière dont le travail doit être effectué et au moment précis où il doit l'être. La confiance est le secret d'une collaboration à distance réussie! Vous devez avoir confiance en la capacité de votre personnel à s'autogérer et à exécuter son travail. Pour y parvenir, vous devez d'une part surtout vous concentrer sur les résultats et responsabiliser vos collaborateurs quand il s'agit d'atteindre leurs objectifs à leur manière. D'autre part, vous devez également favoriser le sens de la responsabilité partagée pour mener à bien les missions ensemble.

 

restez régulièrement en contact

L'incertitude alimente la peur. Communiquez régulièrement, même si, à première vue, vous ne pensez pas avoir de nouvelles choses à raconter. Il est essentiel d'instaurer des lignes de communication courtes et des contacts réguliers pour que le personnel reste motivé et satisfait. N'attendez pas plus d'une demi-journée avant de prendre des nouvelles de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi rapidement chatter avec eux! Nous vous conseillons également de programmer une réunion d'équipe virtuelle tous les jours ou du moins plusieurs fois par semaine. Désignez systématiquement une personne différente de votre équipe pour diriger cette réunion.

 

« sortez de chez vous »

La plupart des gens restent actuellement physiquement chez eux. Cela ne signifie toutefois pas que les collaborateurs doivent traverser passivement cette crise liée au coronavirus ni qu'il ne faut pas les encourager à continuer à apprendre et innover. Veillez à ce que tous les membres de votre équipe restent en contact et apportent une contribution active, y compris lors des réunions d'équipe virtuelles par exemple. Plus encore que lors de réunions classiques, les participants risquent d'en profiter pour se reposer et se contenter d'observer. Misez sur l'interaction et la participation! Faites preuve de compréhension face à la nouvelle situation et au temps d'adaptation dont vos collaborateurs ont besoin. Mais continuez à les former et à leur lancer des défis à distance!    

 

misez sur le soutien d'un binôme

En tant que manager, vous aurez peut-être besoin d’aide pour gérer une grande équipe et encadrer au mieux chacun de ses membres pour faire face aux changements survenus lors de cette crise. Vous pouvez éventuellement associer chaque membre de l'équipe à un binôme: ces duos pourront ensuite se soutenir et se former mutuellement. Chacun disposera ainsi d'une caisse de résonance et restera connecté à l'organisation.

 

trouvez d'autres solutions pour faire un feed-back

Montrez aux membres de votre équipe que leur bien-être est votre priorité absolue. Prenez régulièrement de leurs nouvelles. Et sachez que tout le monde ne parle pas toujours honnêtement et en toute transparence de son ressenti. Au bureau, vous pouvez généralement voir comment la personne se sent. À distance, vous devrez redoubler d'efforts. Basez-vous principalement sur la voix, la communication écrite et les expressions du visage lors des réunions virtuelles. Soyez particulièrement attentifs aux signaux suivants: un vocabulaire différent dans la communication écrite, le débit de paroles, l'intonation et les gestes de la personne lors des conférences téléphoniques… Si vous connaissez bien votre équipe, vous remarquerez rapidement les changements et pourrez intervenir si quelqu'un a besoin d'aide

 

stimulez l'optimisme, chassez la peur

La peur paralyse, étouffe la créativité et nuit à l'engagement des collaborateurs. Les managers qui sont calmes, déterminés et optimistes et qui ont confiance en l'avenir sont mieux disposés à continuer à offrir des perspectives à leurs collaborateurs et à les rassurer dans les moments difficiles.  

 

créez un environnement sûr

Lorsque la situation se sera un peu calmée, signalez régulièrement à votre équipe que les idées sont les bienvenues pour trouver de nouveaux procédés, façons de collaborer, services, produits… L’expression « Never waste a good crisis » semble aujourd'hui très crue, mais elle souligne pourtant que les innovations reposent souvent sur des changements majeurs. Créez un environnement sûr pour que vos collaborateurs puissent proposer de nouvelles idées et facilitez leur échange.


Pour certains conseils, nous nous sommes inspirés d'un article de Timothy R. Clark sur le site de la Harvard Business Review.