L’employeur n’a parfois pas d’autre alternative que d’infliger une sanction. Mais cela ne veut pas dire que celle-ci est autorisée sans autre forme de procès. En effet, il existe des règles de base à respecter. Si vous ne le faites pas, votre sanction peut être annulée en justice.
le règlement de travail
Le règlement de travail est crucial lorsque l’on veut imposer des sanctions. En effet, vous ne pouvez imposer que des sanctions figurant déjà dans le règlement de travail. Par exemple, vous voulez suspendre un employé pendant cinq jours avec perte de salaire, mais le règlement de travail prévoit un maximum de trois jours? Dans ce cas, vous ne pouvez pas imposer la sanction de cinq jours, même si vous pensez qu’elle est justifiée.
Lorsque vous décidez d’imposer une sanction, il est donc préférable de vérifier au préalable le règlement de travail. Il se peut même que le règlement prévoie une procédure spéciale pour les sanctions, assortie de certaines garanties.
votre employé a-t-il reçu le règlement?
En cas de discussion sur les sanctions, vous devez, en tant qu’employeur, être en mesure de prouver que votre employé a reçu un exemplaire du règlement de travail avant que la faute ne soit commise. Si vous ne pouvez pas le prouver, votre travailleur peut prétendre qu’il n’a jamais vu le règlement de travail et les sanctions qu’il contient. Cela signifie également que vous ne pouvez pas imposer la sanction en question. Veillez donc à ce que vos employés signent le règlement de travail dès sa réception.
la sanction est prédéterminée
Vous ne pouvez pas choisir librement une sanction. En effet, vous devez toujours tenir compte du principe de proportionnalité. En outre, en tant qu’employeur, vous disposez d’un certain « pouvoir d’appréciation ». Cela signifie que vous pouvez évaluer la situation individuelle et décider de la sanction la plus appropriée sur cette base.
Si votre employé estime que votre sanction est disproportionnée par rapport au manquement ou à la violation, il a le droit de saisir le tribunal du travail. Ce dernier décidera alors si la sanction est déraisonnable ou non.
imposer des sanctions: voici comment procéder
tenez compte des contraintes de temps
Pour l’employeur, le plus grand piège est la contrainte du temps. Lorsqu’un manquement ou une violation sont identifiés par la personne compétente, le temps commence à compter. Vous avez un délai d’un jour ouvrable pour communiquer la sanction à votre employé.
Il se peut très bien que la personne compétente n’ait été informée de la faute qu’après deux semaines. Par conséquent, le décompte se fait à partir du moment où la personne qui sanctionne a été informée des faits.
Vous devez informer votre employé de la sanction au plus tard un jour ouvrable après la constatation. Si vous ne le faites pas à temps, votre employé peut saisir le tribunal du travail pour faire annuler la sanction.
communiquez correctement avec votre employé
Il ne s’agit pas d’une obligation légale, mais nous vous recommandons tout de même d’avoir une conversation avec votre employé pour lui imposer une sanction. Faites-le au plus tard le premier jour ouvrable après avoir pris connaissance du manquement.
Au cours de cette conversation, communiquez la sanction que vous imposez à l’employé. Elle prend effet immédiatement. Vous ne pouvez pas imposer une sanction qui ne prendra effet que dans quelques jours.
prouvez la notification
En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de communiquer la sanction par écrit au travailleur le jour ouvrable suivant. Toutefois, vous devez être en mesure de prouver que le salarié en a été tenu informé le jour ouvrable suivant.
Par exemple, vous pouvez demander à au moins deux personnes d’assister à l’entretien avec votre employé. Il peut s’agir du directeur des ressources humaines et d’un chef d’équipe, par exemple. Ces personnes peuvent ensuite, le cas échéant, faire ultérieurement une déclaration sur ce qui a été dit lors de cette entrevue.
Vous pouvez également obtenir la copie d’une lettre recommandée signée par votre employé confirmant la sanction. N’utilisez pas cette lettre comme un moyen de notifier la sanction à votre employé, mais bien comme la confirmation de votre communication.
évitez la rétrogradation
Même si le règlement de travail mentionne la rétrogradation comme une sanction possible, ce n’est pas une bonne idée. En effet, un employé peut croire que son poste a été modifié unilatéralement, ce qui équivaut à un « licenciement ».
Si un contrat de travail est implicitement résilié, votre employé a droit à une indemnité de licenciement. Dans le pire des cas, une indemnité de protection peut atteindre quelques années de salaire, par exemple s’il s’agit d’un membre du comité d’entreprise.
après la sanction: le rapport
Après avoir imposé une sanction, vous êtes tenu de la consigner dans un registre. Cette inscription doit être faite au plus tard avant la date du prochain paiement de salaire. La forme du registre des sanctions n’est pas précisée. Vous pouvez donc utiliser n’importe quel script ou document comme registre des sanctions.
Dans le registre, vous devez indiquer les noms des employés concernés, la date, le motif et la nature de la sanction. S’il s'agit d'une amende, vous devez également mentionner le montant de cette amende. L'employeur doit être en mesure de présenter le registre si l'inspection le requiert.