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24-09-2010

Indemnités forfaitaires pour les voyages d'affaires en Belgique

Lorsqu’une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités en vue de rembourser les frais de séjour pour des voyages d’affaires à l’intérieur du pays ou à l’étranger, ces indemnités peuvent être considérées, sous certaines conditions, comme des frais propres à l’employeur.

Cela signifie que ces indemnités sont déductibles à titre de frais professionnels pour l’employeur qui les paye et qu’elles ne sont pas imposables pour le travailleur qui les reçoit.
Les indemnités forfaitaires versées par l’employeur en vue de rembourser les frais de séjour déboursés par le travailleur au cours de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables lorsque leur montant ne dépasse pas les indemnités analogues octroyées par l’Etat à son propre personnel.
Ces indemnités ont été indexées au 1er octobre 2008 mais suite au dépassement fin août 2010 de l'indice pivot qui est utilisé pour les indemnités des fonctionnaires fédéraux, ces indemnités sont à nouveau adaptées au 1er octobre 2010(donc un mois plus tard que les montants sociaux).
Il s’agit des montants autorisés par le fisc pour le remboursement des frais propres à l’employeur.
Les montants suivants sont applicables à partir du 01/10/2010 pour les fonctionnaires fédéraux:
Pour les cadres de direction :
- Indemnité pour petit déjeuner: 3,60 € (*)
- Indemnité pour déjeuner : 18,11 € (**)
- Supplément pour la nuit
1. Frais de logement : 41,25 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur.
2. Logement gratuit : 21,71 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel qui sera entièrement remboursée par l’employeur.
Pour les cadres :
- Indemnité pour petit déjeuner: 3,60 € (*)
- Indemnité pour déjeuner : 15,18 € (**)
- Supplément pour la nuit
1. Frais de logement : 38,36 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur.
2. Logement gratuit : 18,82 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.

Pour les ouvriers/employées :
- Indemnité pour petit déjeuner: 3,60 € (*)
- Indemnité pour déjeuner : 12,29 € (**)
- Supplément pour la nuit
1. Frais de logement : 35,48 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner.
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur
2. Logement gratuit : 15,93 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.
(*)  pour les déplacements de plus de 5 heures à moins de 8 heures.
(**) pour les déplacements de plus de 8 heures. Ce montant peut être octroyé pour les déplacements de plus de 5 heures et moins de 8 heures comprenant les heures de midi (13ème et 14ème heures de journée).
Remarques:
1.Par frais de séjour, il faut entendre les frais de repas, boissons, petit frais ou les nuits payés dans le cadre de déplacements professionnels effectués en Belgique.
Il faudra prouver que le travailleur a effectué des prestations à l’extérieur et a dû consommer un repas sur place et/ou y passer la nuit.
2.Ces indemnités forfaitaires ne peuvent pas faire double emploi avec le remboursement des frais réellement encourus lors de ces déplacements professionnels.

3. Les montants doivent encore être approuvés par le fisc.

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