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01-03-2012

Indexation au 1er mars 2012 des indemnités forfaitaires pour les voyages d’affaires en Belgique

Lorsqu’une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités en vue de rembourser les frais de séjour pour des voyages d’affaires à l’intérieur du pays ou à l’étranger, ces indemnités peuvent être considérées, sous certaines conditions, comme des frais propres à l’employeur. Cela signifie que ces indemnités sont déductibles à titre de frais professionnels pour l’employeur qui les paye et qu’elles ne sont pas imposables pour le travailleur qui les reçoit.

1.    Au niveau fiscal

Les indemnités forfaitaires versées par l’employeur en vue de rembourser les frais de séjour déboursés par le travailleur au cours de ses déplacements professionnels en Belgique ne sont pas imposables lorsque leur montant ne dépasse pas les indemnités analogues octroyées par l’Etat à son propre personnel.

Ces indemnités ont été indexées au 1er juin 2011 mais suite au dépassement fin janvier 2012 de l'indice pivot qui est utilisé pour les indemnités des fonctionnaires fédéraux, ces indemnités sont à nouveau adaptées au 1er mars 2012 (donc un mois plus tard que les montants sociaux).
Il s’agit des montants autorisés par le fisc pour le remboursement des frais propres à l’employeur.

Les montants suivants (montant de base multiplié par 1,5769)sont applicables à partir du 01/03/2012  pour les fonctionnaires fédéraux:

A. Pour les cadres de direction :

Indemnité pour petit déjeuner: 3,75 € (*)
Indemnité pour déjeuner : 18,84 € (**)
Supplément pour la nuit
1.    Frais de logement : 42,92 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur.
2.    Logement gratuit : 22,59 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel qui sera entièrement remboursée par l’employeur.

B. Pour les cadres:

Indemnité pour petit déjeuner: 3,75 € (*)
Indemnité pour déjeuner : 15,80 € (**)
Supplément pour la nuit
1.    Frais de logement : 39,91 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur.
2.    Logement gratuit : 19,58 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.


C. Pour les ouvriers/employées :

Indemnité pour petit déjeuner: 3,75 € (*)
Indemnité pour déjeuner : 12,78 € (**)
Supplément pour la nuit
1.    Frais de logement : 36,91 € comprenant repas du soir, nuitée et petit déjeuner.
Le logement n’est pas remboursé par l’employeur
2.    Logement gratuit : 16,57 € lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des collègues pour lequel aucun paiement n’est demandé.
Il ne s’agit pas d’une nuit passée à l’hôtel et entièrement remboursée par l’employeur.



(*)  pour les déplacements de plus de 5 heures à moins de 8 heures.
(**) pour les déplacements de plus de 8 heures. Ce montant peut être octroyé pour les déplacements de plus de 5 heures et moins de 8 heures comprenant les heures de midi (13ème et 14ème heures de journée).

Remarques:

1.Par frais de séjour, il faut entendre les frais de repas, boissons, petit frais ou les nuitées payées dans le cadre de déplacements professionnels effectués en Belgique.
Il faudra prouver que le travailleur a effectué des prestations à l’extérieur et a dû consommer un repas sur place et/ou y passer la nuit.

2.Ces indemnités forfaitaires ne peuvent pas faire double emploi avec le remboursement des frais réellement encourus lors de ces déplacements professionnels.

3.Les montants mentionnés ci-dessus doivent encore être approuvés par le fisc.

2. Au niveau de l’ONSS

Dans les instructions administratives 2012/1 l’ONSS a publié un tableau des frais pour lesquels l’O.N.S.S. accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués.

A.    Frais de route et de repas

L’ONSS fait une distinction entre les frais de route (pour absence de commodités) de 10,00 € par jour et les frais de repas de 6,00 € par jour.

Les frais de route de 10,00  € par jour peuvent être octroyés aux travailleurs  itinérants. Itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures en suivant) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers.

Les frais de repas de 6,00 € par jour peut être octroyé aux travailleurs itinérants (lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer minimum 4 heures en suivant) et qu’ils n’ont d'autres possibilités que de prendre un repas à l'extérieur.

Remarque. Selon l’ONSS, il y a une interdiction de cumuler titre-repas et indemnité pour un même repas le même jour. Lorsque l'employeur rembourse le coût réel d'un ou de plusieurs repas (à l'exception du petit-déjeuner) sur une journée, la quote-part patronale du titre-repas doit être déduite une fois de l'indemnité totale correspondant à cette journée, quels que soient la durée de la journée de travail et le nombre de repas indemnisés par l'employeur.

Lorsque l'employeur opte pour une indemnité de repas forfaitaire, l'O.N.S.S. tient compte de la durée de la journée de travail pour exempter ou non la deuxième indemnité forfaitaire de repas du calcul des cotisations. Ainsi, si:
•    la durée de la journée de travail ne dépasse pas huit heures: le montant équivalent à la quote-part patronale dans le titre-repas doit être déduit de l'indemnité forfaitaire;
•    la journée de travail se prolonge au-delà de huit heures: le travailleur peut bénéficier de l'indemnité forfaitaire et du titre-repas si l'employeur peut démontrer que le travailleur a pris un deuxième repas.

B.    Frais de séjour en Belgique

Si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné, l’ONSS accepte un montant de 35,00 € par nuit. Ce montant forfaitaire comprend le repas du soir, logement et petit déjeuner.
Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’O.N.S.S. du remboursement forfaitaire des frais ci-dessus implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

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